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Kundennahe Korrespondenz
Für alle, die täglich E-Mails oder Briefe schreiben
Unser früheres eBook „Bessere E-Mails schreiben“ gibt es nun als Buch „Bessere E-Mails schreiben“. Hier ist kleiner Auszug.
E-Mails ohne Betreffzeile sind in der geschäftlichen Korrespondenz ein absolutes „No-go“. Die Betreffzeile ist das erste, was der Empfänger von Ihrer E-Mail liest. Anhand der Betreffzeile entscheidet der Empfänger, ob er Ihre Mail als wichtig und/oder dringend ansieht oder ob er ihre Mail als weniger wichtig einstuft und eventuell erst später bearbeitet. Daher ist es wichtig, dass Sie die Betreffzeile gut und knackig schreiben.
Viele E-Mail-Provider/Programme zeigen nämlich nur eine bestimmte Anzahl an Buchstaben an (oft so zwischen 40 und 50 Zeichen). Daher muss das Wichtigste nach Vorne, damit es auf jeden Fall lesbar ist. Immer öfter werden Mails auch über Mobiltelefone abgefragt. Auch hier werden längere Betreffzeilen häufig abgeschnitten.
Je kürzer und treffender Ihre Betreffzeile ist, umso größer ist zudem die Chance, dass Ihre E-Mail schnell bearbeitet wird. Der Grund? Eine kurze Betreffzeile, die den Inhalt der Mail auf den Punkt bringt, vermittelt dem Empfänger das Gefühl, dass die E-Mail ebenfalls kurz und treffend geschrieben sein wird.
Auch wenn es vielleicht nicht immer grammatikalisch elegant ist: Stellen Sie die wichtigen Punkte Ihrer E-Mail an den Anfang Ihrer Betreffzeile.
Einer der Gründe ist auch hier wieder, dass viele E-Mail-Provider/Programme nur eine bestimmte Anzahl an Buchstaben anzeigen. Daher muss das Wichtigste nach Vorne, damit es auf jeden Fall lesbar ist.
Beispiel:
Schlechte Betreffzeile: Meeting am 1. Dezember zum Thema „Marketing-Plan 2013“ verschoben
Hier weiß der Leser bis zum Schluss nicht, dass es sich hier um eine wichtige Terminänderung handelt. Wenn ihm nicht die ganze Betreffzeile angezeigt wird, kann er diese E-Mail auch einfach nur für weitere Informationen fürs Meeting halten.
Gute Betreffzeile: Terminänderung: Meeting „Marketing-Plan 2013“
Oder: Terminänderung: Meeting „Marketing-Plan 2013“ – jetzt 3. Dezember, 15 Uhr
Nun weiß der Leser sofort, dass in dieser Mail etwas wichtiges für ihn steht. In der zweiten Version erhält er auf einen Blick das neue Datum. Gleichzeitig bringt das Wort „Terminänderung“ das wichtigste besser auf den Punkt als das Wort „verschoben“.
Packen Sie aber nicht alle Informationen in die Betreffzeile und lassen die E-Mail ansonsten leer. Falls Sie wirklich nicht mehr Informationen haben als in die Betreffzeile passt, dann zeigen Sie dies dem Empfänger indem Sie zum Beispiel „Ende“ hinter das letzte Wort der Betreffzeile schreiben. Alternativ könnten Sie auch „SMS:“ vor Ihre Betreffzeile schreiben.
Wenn Sie die Betreffzeile für ein Werbemailing texten, müssen Sie noch einmal ein bisschen genauer auf die Satzstellung achten. Wichtig ist hier, dass Sie den Vorteil, den der Empfänger hat, ganz an den Anfang Ihrer Betreffzeile stellen. Damit auf den ersten Blick zu sehen ist, was der Empfänger bekommt.
Beispiel:
Schlecht: Am 22. März Webinar „Effektive E-Mails schreiben“ gratis
Aufbau: Zeit – Was? – Vorteil
Gut: Gratis-Webinar „Effektive E-Mails schreiben“ am 22. März.
Aufbau: Vorteil – Was? – Zeit
Oftmals ist es sinnvoll für E-Mails zum selben Thema auch immer wieder die gleiche Betreffzeile zu nutzen. Eventuell ergänzt durch den jeweiligen neuen Punkt. Zum Beispiel: “Relaunch-Website: Terminplanung”, “Relaunch-Website: Navigation” So kann man mit Hilfe seines leicht alle E-Mails zum selben Thema wiederfinden
Passen Sie außerdem auf, dass Sie in der Betreffzeile keine Wörter verwenden, die von Spamfilter-Programmen als Anzeichen für Spam eingestuft werden. Zwei der ganz offensichtlichen Wörter, die den Spamfilter auf den Plan rufen sind natürlich„Sex“ und „Erotik“ (gut, das schreibt man generell selten in den Betreff einer Geschäfts-Email. Es sei denn, Sie führen einen Erotik-Shop oder produzieren Porno-Filme. Aber dann hat ihr Empfänger wahrscheinlich seinen Spamfilter schon entsprechend eingestellt :-)) Aber es gibt noch eine Reihe ganz harmlos aussehender Wörter, die den Spamfilter aktivieren können. Dazu gehören zum Beispiel „neu“, „aktuell“, „hot“, „top“, „gratis“, „inklusive“, „attraktiv“, „“profitieren“.
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