Die vier Leser-Typen, auf die Sie im Beruf immer wieder treffen – Teil 1

Sicher kennen Sie das: Jemand schreibt Ihnen eine E-Mail, aber erwähnt für Ihren Geschmack noch nicht einmal die Hälfte aller wichtigen Punkte und Sie müssen nun mühsam nachfragen? Oder umgekehrt: Sie erhalten eine ausführlichen Bericht und sind verärgert, weil Sie doch nur die wichtigsten Fakten knapp zusammengefasst haben wollten? Oder ein Kollege wirkt eingeschnappt, obwohl Sie ihm alle Informationen zum Vorgang sofort geschickt haben – kurz, knapp, sachlich angemessen?

All diese Ärgernisse entstehen aufgrund unterschiedlicher Kommunikationsstile. Wenn Sie sich beim Schreiben jedoch darauf einstellen, was der andere von Ihnen erwartet, reduzieren Sie Verstimmungen und Missverständnisse

Es gibt vier Kommunikationstypen, auf die Sie im Geschäftsleben immer wieder treffen werden

1. Der „Fakten, Fakten, Fakten“-Leser
2. Der „Ich möchte alle Details“-Leser
3. Der „Wir sind eine Familie“-Leser
4. Der „Erzähl mir was Interessantes“-Leser

Je nachdem, zu welchem Kommunikationstyp Ihr Leser gehört, müssen Sie unterschiedlich schreiben.

Der „Fakten, Fakten, Fakten“-Leser

Diesen Typen interessieren nur die wichtigsten Fakten. Und diese möchte er schnell und übersichtlich präsentiert haben.

Den „Fakten, Fakten, Fakten“-Typ erkennen Sie häufig daran, dass er Berichte und Mails nicht gelesen hat und Sie nach einer schnellen Zusammenfassung fragt. Auch im Gespräch wird er direkt auf den Punkt kommen wollen. Ausführlichere Erklärungen unterbricht er häufiger mit der Frage danach, was der wichtigste Punkt sei und welche Handlungen erwartet werden.

Seine eigenen E-Mails und Berichte sind knapp und präzise abgefasst, enthalten meist nur die wichtigsten Informationen; manchmal sogar weniger Informationen als der Leser braucht, um den Zusammenhang zu verstehen.

So schreiben Sie für den „Fakten, Fakten, Fakten“-Leser

• Schreiben Sie möglichst kurz und präzise.
• Kommen Sie gleich zum Punkt, verzichten Sie ausführliche persönliche Kommunikation
• Nutzen Sie aussagekräftige Überschriften und Betreffzeilen
• Verwenden Sie Bullet-Points, Nummerierungen und andere Strukturierungshilfen
• Listen Sie die nächsten Handlungsschritte präzise auf

Der „Ich möchte alle Details“-Leser

Der „Ich möchte alle Details“-Leser ist das Gegenteil des „Fakten, Fakten, Fakten“-Lesers. Er geht gerne in die Tiefe und durchdenkt ein Thema von allen Seiten. Er hat gerne zusätzliche Informationen, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Er möchte wissen, welche alternativen Lösungen es für eine Situation gibt.

Seine eigenen E-Mails und Berichte sind ausführlich und enthalten viele Informationen, die häufig auch nicht hierarchisch geordnet sind, da er alles für gleich wichtig ansieht.

So schreiben Sie für den „Ich möchte alle Details“-Leser

• Beschreiben Sie einen Vorgang möglichst detailliert, so dass der Leser sich ein umfassendes Bild machen kann
• Beschreiben Sie die verschiedenen Alternativen, die es als Lösungsmöglichkeiten gibt
• Geben Sie ihm eine Liste möglicher nächster Schritte und erläutern Sie ihm, wie Sie zu Ihrer favorisierten Lösung gekommen sind
• Überlegen Sie sich, welche Fragen der Leser noch stellen könnte und beantworten Sie ihm diese im Text
• Fügen Sie erläuterndes Informationsmaterial bei
• Geben Sie Quellen für weitere Informationen an

Und im nächsten Tipp erfahren Sie, wie Sie für den „Wir sind eine Familie“-Leser und den „Erzähl mir was Interessantes“-Leser schreiben.