Das Wichtigste zuerst – die umgekehrte Pyramide

Beginnen Sie Ihren Text mit der wichtigsten Aussage. Denn die meisten Menschen im Beruf haben viel zu lesen und meist wenig Zeit dafür. Jeden Tag landen zig E-Mails und Newsletter im Postkasten, Projektberichte und Artikel stapeln sich auf dem Schreibtisch.

Je schneller Sie mit Ihrem Text zum Punkt kommen, umso dankbarer wird Ihr Leser Ihnen sein. Und umso größer ist die Chance, dass Sie mit Ihrem Anliegen auch wahrgenommen werden

Das Prinzip der umgekehrten Pyramide

Vergessen Sie die Einteilung in Einleitung, Hauptteil und Schluss, so wie Sie es in der Schule einst gelernt haben. Wenn Ihr Leser nicht schnell begreift, worum es in Ihrem Text geht, wird er Ihren Text als nicht so relevant einstufen. Und die wichtige Aussage, die Sie im vorletzten Absatz versteckt haben, wird nur noch überflogen.

Bauen Sie Ihre Artikel, Mails, Pressemitteilungen und Präsentationen daher nach dem Prinzip der umgekehrten Pyramide auf. Das heißt, im ersten Abschnitt bringen Sie Ihre wichtigste Aussage/Information unter. In den darauf folgenden Abschnitten vertiefen Sie Ihre Aussage in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.

Ein Beispiel: Wenn Sie über den aktuellen Trinkwasser-Verbrauch in Ihrer Stadt schreiben, dann beginnen Sie nicht mit einer Einleitung über die Geschichte des städtischen Wasserwerks, sondern starten Sie gleich mit den konkreten Verbrauchszahlen. Die Geschichte des städtischen Wasserwerks können Sie später im Text immer noch erzählen.

Ein kurzer Blick und schon informiert

Die Idee hinter der umgekehrten Pyramide: Der Leser kann jederzeit aufhören den Text zu lesen und ist doch über das Wichtigste informiert.

Vor allem bei E-Mails sollten Sie das Wichtigste immer zuerst nennen. Sparen Sie sich lange Höflichkeitseinleitungen. Kommen Sie direkt zum Punkt (ohne jedoch die Regeln der Höflichkeit außer Acht zu lassen. Eine nette Anrede gehört immer dazu.)

Auch auf nette, beziehungsfördernde Begleitsätze müssen (und sollten Sie vor allem beim „Wir-sind-eine-Familie-Typ“) nicht verzichten, bringen Sie diese jedoch erst gegen Ende der E-Mail an.

Lange Geschichte und dabei aktuell wie nie

Das Prinzip der umgekehrten Pyramide stammt aus der Zeit des amerikanischen Bürgerkrieges. Damals brachen die Telegrafenverbindungen häufig zusammen. Damit man trotzdem einigermaßen sicherstellen konnte, dass die andere Seite informiert ist, begann man die Mitteilungen mit der wichtigsten Information. War diese erst mal übermittelt kamen die weiteren Informationen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.

Denn stellen Sie sich vor, jemand hätte ganz klassisch versucht einen Spannungsbogen aufzubauen. Er hätte mit einer Beschreibung der Schlacht im Morgengrauen begonnen, wäre dann über die Zahl der Toten und Verletzten erst zur wichtigsten Aussage gekommen: dem Ausgang der Schlacht. Erzählerisch sicher reizvoller als gleich zu sagen, wer gewonnen hat. Bloß: Man muss bis zum Schluss auf das warten, was man wissen will.

In Zeiten des Bürgerkrieges war es die gekappte Leitung, die verhindern konnte, dass bei einer solchen Struktur die wichtigste Botschaft ihr Ziel erreicht. Heute in Zeiten der Informationsflut, des Internetsurfens und der Lese-Überlastung ist es der die Geduld des Lesers, die verhindern kann, dass Ihr Text bis zum Ende gelesen wird.

Also, um noch mal auf den Anfang dieses Textes zu kommen: Fangen Sie mit der wichtigsten Aussage an.