Geneigte Leserin, geneigter Leser,
wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ein wenig Ihrer Zeit schenkten und diesen Newsletter läsen, um sich darüber zu informieren, wie höflich oder bestimmt Sie in einer E-Mail formulieren sollten.
Na, wie klingt das? Schon ein bisschen zu höflich, oder? Wenn nicht gar unterwürfig. Auf jeden Fall wirkt es wenig selbstbewusst. Ganz anders klingt:
Liebe Leserin, lieber Leser,
Sie möchten wissen, wie höflich oder bestimmt Sie Ihre E-Mail formulieren sollten? Lesen Sie diesen Newsletter.
Hier wissen Sie gleich, worum wir Sie bitten: Lesen Sie diesen Newsletter. Zudem haben wir dies in viel kürzeren Sätzen gesagt als am Anfang.
Call-to-Action – in der Befehlsform und ohne Konjunktiv
Vor einiger Zeit haben wir über den so genannten Call-to-Action geschrieben. Der Call-to-Action ist eine klare Handlungsaufforderung. Er steht im Imperativ, der Befehlsform – natürlich gerne mit einem „bitte“. Er fasst konkret zusammen, was Ihr Gegenüber tun soll. Am besten, er enthält ein eindeutiges Datum, bis wann das, worum Sie bitten, zu erledigen ist.
Lesen Sie unseren Newsletter.
Bitte leiten Sie die Informationen an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiter.
Bitte senden Sie mir bis zum 15. Dezember Ihr Angebot zu.
Vermeiden Sie zudem alles, was die Handlungsaufforderungen abschwächen kann. Verwenden Sie also keinen Konjunktiv („Würden Sie mir die Unterlagen bitte bis zum 15. Dezember senden?“) und keine Fragen mit „können“ („Können Sie mir die Unterlagen bis zum 15. Dezember senden?” Hier lassen Sie sogar zwei negative Antworten zu: 1. Nein. und 2. Kann ich, mach ich aber nicht.)
Ist das nicht zu unhöflich?
Nun haben viele Schreibende immer wieder Zweifel: Kann ich einfach jemandem sagen, was er oder sie zu tun hat? Ist das nicht zu unhöflich? Gerade, wenn ich an Vorgesetzte oder Ranghöhere schreibe?
Es ist die Sorge, besonders Ranghöhere würden sich auf den Schlips oder das Halstuch getreten fühlen, wenn ihnen gesagt wird, was sie tun sollen – und dann erst recht nicht reagieren.
Vor allem Frauen haben diese Bedenken. Unsere begründete Vermutung, woran dies liegt: Bis heute wird Mädchen beigebracht, nicht zu forsch und fordernd aufzutreten, ihre Wünsche nur sehr indirekt zu äußern und insgesamt gegenüber anderen nicht zu energisch zu sein. Unabhängig vom Geschlecht ist diese Sorge jedoch auch in stark hierarchisch aufgebauten Organisationen ausgeprägt.
Wir sagen: Ja, Sie dürfen auch Ranghöheren klar und deutlich sagen, was Sie von ihnen erwarten. Und, nein, es ist nicht unhöflich. Sie bitten ja – nur eben nicht verschleiert und in drei Lagen Konjunktiv gepackt.
Warum ein klarer Call-to-Action nicht unhöflich ist
Führen Sie sich immer vor Augen, auch Sie müssen Ihre Arbeit erledigen. Und dazu brauchen Sie manchmal auch die Zuarbeit von Ranghöheren. Und jeder vernünftige Vorgesetzte weiß, dass ein Unternehmen, eine Verwaltung, eine Organisation nur laufen kann, wenn alle ihre Aufgaben erledigen.
Mit einer klaren Ansage erleichtern Sie Ihrem Gegenüber das Lesen Ihrer E-Mail und damit die Arbeit. Er oder sie muss nicht herumrätseln, was Sie wirklich wollen. Viele Menschen freuen sich darüber. Gerade Menschen, die wenig Zeit haben und daher häufig E-Mails nur scannen.
Sie sind immer noch unsicher? Dann geben Sie eine Begründung
Wenn Sie wirklich unsicher sind, jemandem Ranghöheren zu sagen, was er oder sie tun soll und sogar noch eine Frist zu setzen, dann begründen Sie, warum Sie die Zuarbeit (bis zu dem gesetzten Termin) brauchen.
Bitte senden Sie mir die Angaben bis zum 15. Dezember, damit ich den Projektförderantrag rechtzeitig fertigstellen kann.
Im Allgemeinen erhöhen Begründungen die Wahrscheinlichkeit, dass der andere tatsächlich tut, was Sie möchten.
Probieren Sie es aus. Sagen Sie immer klar, was Sie wollen und verschleiern Sie nicht durch Können-Fragen oder Konjunktiv Ihre Absichten. Und schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen. Wir freuen uns darauf. (Falls es Ihnen entgangen sein sollte: Hier haben wir Sie klar und ohne Umschweife zur Handlung aufgefordert .)
Herzlich
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck