Inhouse-Seminar (online)
Kundennahe Korrespondenz
Für alle, die täglich E-Mails oder Briefe schreiben
Es ist wieder so weit: Mitte Dezember und Weihnachten steht vor der Tür. In den Büros gehen die vorgedruckten Weihnachtskarten herum und man kommt sich ein bisschen vor wie bei einer Autogrammstunde, wenn man auf 20, 30 Karten seine Unterschrift setzen muss. Doch freuen sich die Kunden wirklich über eine vorgedruckte, namenlose Karte?
Hier ist meine persönliche Liste, was ich an Business-Weihnachtskarten schön und weniger schön finde.
Weihnachtskarten dienen der Beziehungspflege zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern und Kunden. Sie sind nicht dazu da, für Sie Werbung zu machen. Wenn Sie ein Weihnachtsangebot verkaufen wollen, dann tun Sie dies mit einer expliziten Weihnachts-Werbe-Aktion, nicht mit einer Weihnachtskarte! Sie wollen schließlich auch nicht auf einem Weihnachtsgruß lesen, dass es den Versender freut, wenn Sie wieder bei ihm kaufen. Oder?
Wenn das Schreiben von Weihnachtskarten für Sie nur eine Pflichtübung ist, der Sie nichts abgewinnen können, dann lassen Sie es einfach sein. Wahrscheinlich wird es nicht groß auffallen, wenn Sie KEINE Karte schreiben. Viel eher fällt es aber auf, wenn Sie eine lieblose Karte schreiben. Etwa eine Karte mit vorgedrucktem Text nehmen und nur unterschreiben, im schlimmsten Fall sogar ohne Anrede. Das wirkt nach Fabrikabfertigung und wird beim Empfänger wahrscheinlich kein gutes Gefühl hinterlassen.
Die gleiche Pflichtübung lässt sich natürlich auch als E-Mail versenden: in Form einer unpersönlichen Massenmail. Wirkt genauso unpersönlich. Lässt sich aber von Empfängerseite schneller entsorgen.
Prinzipiell spricht nichts dagegen, elektronische Weihnachtsgrüße zu versenden. Zwar ist es nicht dasselbe wie eine schöne Karte, aber auch mit einer E-Mail können Sie dem Empfänger eine Freude machen – wenn sie persönlich an ihn gerichtet ist.
Aber Achtung: E-Mails verleiten dazu, gleich den gesamten Verteiler mit derselben Nachricht zu bedenken. Schließlich geht es ja so einfach. Ein Text, ein Knopfdruck auf den Verteiler und – senden. Schon hat man seine Schuldigkeit getan. Aber elektronische Massenmails ohne persönliche Anrede (und im schlimmsten Fall noch mit offenen Verteiler) gehen meiner Meinung nach weder im Privat- noch im Geschäftsleben. Wer möchte schon einer unter vielen sein?
Manche entschuldigen diese Art des Weihnachtsgrußes sogar noch ganz offen in der E-Mail, indem sie schreiben, dass sie gerade keine Zeit haben, jedem einzelnen zu schreiben! Na, wie fühlt man sich da als Empfänger? Genau: zurückgesetzt und nicht mal zwei eigene Minuten wert. Wenn Sie also nicht gerade in den Wehen liegen oder Vater werden (was akzeptable Gründe sind, warum man gerade wirklich nicht die Zeit hat, alle einzeln anzuschreiben), sollten Sie sich auch bei E-Mails bzw. elektronischen Weihnachtskarten die Zeit für ein paar persönliche Worte nehmen.
Okay, falls Sie ein internationales Telefonunternehmen, eine Bank oder sonst ein großer Konzern mit Hunderttausenden von Endkunden sind, dürfen Sie durchaus auch eine Massenmail an Ihre End-Kunden schicken. Aber eben bitte nicht an Ihre täglichen Geschäftskontakte.
Schreiben Sie in der Weihnachtskarte ein paar Zeilen, die nur auf den jeweiligen Kunden bzw. Geschäftspartner gemünzt sind. Bedanken Sie sich zum Beispiel für die gute Zusammenarbeit im Projekt XYZ. Dann weiß der andere, dass die Mail wirklich für ihn ist und sie erreichen das, was Sie mit einer Weihnachtkarte/-Mail erreichen wollen: Sie machen dem anderen eine Freude.
Mit einer schönen Weihnachtskarte, die Sie am besten persönlich mit der Hand schreiben, zeigen Sie dem Empfänger Ihre Wertschätzung. Denn Sie haben sich Zeit für ihn genommen. Und das freut den anderen.
Wählen Sie ein Motiv, das Ihnen gefällt, dann haben Sie mehr Freude daran, die Karte zu schreiben. Und es kann ja auch ein schöner Ausgleich sein, mal wieder etwas mit der Hand zu schreiben.
Vielleicht wissen Sie eine Kleinigkeit, mit dem Sie Ihrem Geschäftspartner eine Freude machen können. Vielleicht hat er Ihnen von einem Hobby erzählt, das er gerade neu begonnen hat und am nächsten Tag ist Ihnen in der Buchhandlung ein Buch darüber in die Hände gefallen. Und Sie wussten: Das passt!
Eines ist wichtig (finde ich): Geschenke sollten nie verkrampft und bemüht wirken. Wenn Ihnen etwas einfällt: Toll! Wenn nicht: Auch gut. Dann schreiben Sie eben einfach nur eine Karte. Vor allem sollten Sie nicht in einen Geschenke-Aufrüst-Wettbewerb geraten. Nach dem Motto: Ich bekam letztes Jahr dies, nun muss ich mit mindestens jenem übertrumpfen. Umgekehrt: Auch reine Werbegeschenke kommen zu Weihnachten nicht so gut an.
Wenn Sie Geld ausgeben wollen, dann spenden Sie doch lieber etwas zu Weihnachten an eine gemeinnützige Organisation. Da ist das Geld besser aufgehoben als in (unsinnigen) Geschenken, die beim Empfänger nur rumstehen.
Bei oxfam unverpackt zum Beispiel bekommen Sie für Ihre Spende eine Weihnachtskarte oder E-Mail-Vorlage, die Sie an Ihre Kunden und Geschäftspartner versenden können. So sehen die Empfänger, wofür Sie gespendet haben und bekommen trotzdem etwas Persönliches in die Hand.
