Von Nadja Buoyardane

Wann Ihnen Copy-and-paste die Arbeit erleichtert – und wann nicht

Sie wollen über ein Thema schreiben, über das Sie bereits x-mal geschrieben haben?

Da bietet sich doch an, Passagen aus früheren Texten wiederzuverwenden. Denn: Warum das Rad neu erfinden, wenn man bereits ein, zwei, drei in der Garage stehen hat?

Vorab: Es geht hier NICHT um wissenschaftliche Arbeiten, Artikel, Buchmanuskripte etc. Hier sollten Sie immer transparent arbeiten. Formulieren Sie den Inhalt Ihrer Texte oder Textabschnitte neu oder besprechen Sie mit der zuständigen Redakteurin, welche Regeln für das Kopieren aus eigenen Texten gelten.  

Bei beruflichen Texten spricht meist nichts dagegen, sich aus den eigenen (!) oder den vom Unternehmen dafür freigegebenen Texten zu bedienen und diese (auszugsweise) neu zu verarbeiten.

Doch es gibt einiges zu beachten, damit Sie am Ende zu einem guten Text kommen, der wie aus einem Guss wirkt.

Die Gefahren von Copy-and-paste

  • Die Copy-and-paste-Blindheit. Vor einigen Monaten schrieb Franziska darüber, wie sie eine E-Mail an die Schule ihrer Kinder recycelte, um Zeit zu sparen und nach dem Abschicken merkte, dass der Name des falschen Kindes darinstand. Boom! Der klassische Copy-and-paste-Fehler. Gerade wenn wir unseren Text aus Bausteinen anderer Texte zusammensetzen, passiert so etwas leicht. Warum?

    Erstens weil wir es eilig haben (sonst würden wir vielleicht nicht auf die Idee kommen, einen Text zu kopieren). Zweitens weil wir eigene Texte nicht so gründlich lesen. Da bleibt gerne ein Relikt aus dem kopierten Text zurück, das verrät, dass Sie hier mal schnell recycelt haben.

    Lösungsvorschlag:

    Für solche „Überseher“ gibt es leider nicht die ultimative Lösung (falls Sie sie haben, schreiben Sie sie uns bitte. Bitte!). Hier hilft nur: langsam und gründlich zu lesen. Drucken Sie sich daher Ihren Text zum Korrekturlesen aus. Auf Papier lesen wir gründlicher als am Bildschirm. So fallen uns solche Fehler leichter auf.

    Am besten lassen Sie bei wichtigen Texten auch noch mal eine zweite Person darüber lesen (empfehlen wir generell).
  • Die „Ich-find’s-nicht-Falle“: Sie verschwenden mehr Zeit mit Suchen als Sie bräuchten, um den Text neu zu schreiben. Sie wissen zwar, dass Sie schon einmal einen Text zum gleichen Thema geschrieben haben, wissen nur nicht mehr genau, wo Sie diesen Text gespeichert habe. Und schon geht die Sucherei los. Die Minuten vergehen, addieren sich zu einer Viertelstunde und mehr. Zwei Lösungsvorschläge:
  • a) Schreiben Sie es neu.
    Wenn es Ihnen nur darum geht, sich das Neuformulieren des Textes zu sparen, dann lassen Sie von diesem Plan ab. Formulieren Sie eben den Text neu. Das geht oftmals viel schneller – und ist für die Leser auch abwechslungsreicher (und bringt Ihnen vielleicht auch die eine oder andere neue Idee, wie Sie Ihr Thema doch noch einmal anders angehen können). Hinzu kommt: Je häufiger Sie eigene Texte schreiben, umso schneller werden Sie mit der Zeit.

  • b) Legen Sie sich ein Archiv an.
    Wenn es Ihnen um inhaltliche Informationen, Zahlen und Fakten, zu einem bestimmten Thema geht, kann ein Text- oder ein Wissensarchiv helfen. Gut, das braucht etwas Zeit, will gepflegt werden und hilft Ihnen gerade in der akuten Situation nicht weiter. Doch langfristig profitieren Sie beim Schreiben davon.

    Wie ein Textarchiv aussehen könnte? Führen Sie zum Beispiel eine Excel-Liste, in der Sie Ihre Texte mit Schlagwörtern versehen, so dass Sie wissen, was in welchem Text zu finden ist.

    Zum Beispiel:
    Titel des Textes: „Dauerstress verändert Ihr Gehirn“,
    Inhalt: Stress, Cortisol, Entwicklung des Gehirns, Daten der Vergleichsstudie Universität XY 2017 „Gehirnplastizität unter Berücksichtigung von Blubblub“, Krankenzahlen wegen Stress 2001 bis 2018, Burn-Out-Zahlen, Rückenschmerzen Krankenkassendaten 2015 – 2018.

    Außerdem notieren Sie sich in der Liste den genauen Dateinamen und den Speicherort.

    Eine andere Möglichkeit ist ein Wissensarchiv. Sammeln Sie alle Fakten und Informationen zu einem Thema zum Beispiel in einem Datei-Ordner, den Sie eindeutig benennen, zum Beispiel „Gehirnentwicklung“. Darunter speichern Sie alle Informationen, Studien, Statistiken (oder auch Textzusammenfassungen), die Sie zu dem Thema zusammengetragen haben. So können Sie es schnell wiederfinden, wenn Sie es benötigen.

    Ihr Archiv kann natürlich auch ganz anders aussehen. Gestalten Sie es einfach so, dass Sie gut damit zurechtkommen und schnell Ihre Fakten wiederfinden.
  • Die „Passt-schon-Falle“. Oftmals werden die kopierten Textpassagen einfach wie ein Baustein in den neuen Text hineingesetzt. Schließlich wollen Sie Zeit sparen. Doch auch bei Copy-and-paste müssen Sie sich die Zeit nehmen, gründlich zu überarbeiten.

    • Fragen Sie sich, ob die Leserperspektive stimmt. Schon eine etwas andere Zielgruppe, an die Sie sich mit dem neuen Text richten, bringt andere Anforderungen mit sich. So kann es sein, dass Sie Ihren Text anders gliedern, andere Formulierungen wählen sollten.

      Vielleicht haben Sie eine Passage aus Ihrer Imagebroschüre kopiert, die eher darauf ausgerichtet ist, neue Kunden zu gewinnen. Doch Ihr Text richtet sich an potenzielle Bewerber. Hier sind möglicherweise andere Schwerpunkte wichtig, haben die Leser andere Fragen an Ihr Unternehmen. – Hm, viel Arbeit. Vielleicht sollten Sie den Ursprungstext nur als Gedächtnisstütze für einen völlig neuen Text wählen?

      Seien Sie sehr kritisch, ob Sie die Passage, die Sie hineinkopieren, wirklich brauchen. Manchmal übernehmen wir Informationen in den neuen Text, die dort gar nicht passen. Aber sie waren ja schon mal fertig ausformuliert …

      Braucht der Text fürs Intranet wirklich die Informationen, wie im neuen Buchhaltungssystem die Rechnungen verarbeitet werden – oder ist dies nur eine Info für die Buchhaltung und der Rest der Belegschaft braucht nur zu wissen, dass es ein neues System gibt?

      Schleifen Sie die Übergänge und polieren Sie den Sprachstil. Lesen Sie sich den gesamten Text gründlich durch (am besten laut vor), um zu merken, ob alles wie aus einem Guss wirkt.

Also: Copy-and-paste ist beim Schreiben völlig in Ordnung und kann eine gute Basis für neue Texte bilden – wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Texte trotzdem gründlich zu überarbeiten.

Herzlichst

Nadja Buoyardane und Franziska Nauck

Business-Schreibkurse

Nur noch zwei Wochen: Unser Buch kommt heraus

Am 7. Februar 2020 kommt unser Ratgeber „Verständlich schreiben – Business-Texte strukturiert und leserorientiert formulieren“ im Haufe Verlag heraus. Bestellen Sie ihn jetzt schon vor: https://shop.haufe.de/prod/verstaendlich-schreiben

26472452d831473192bfc4ed47065a13

Beachten Sie unsere Inhouse-Seminare (online)

Seminarübersicht
Inhouse-Seminar (online)

Werbung texten

Ein Seminar für alle, die überzeugende Marketing-Texte schreiben wollen
Inhouse-Seminar (online)

Kundennahe Korrespondenz

Ein Seminar für alle, die täglich E-Mails oder Briefe schreiben