Inhouse-Seminar (online)
Bessere Protokolle schreiben
Für alle, die nicht gerne Protokolle schreiben
Vor einigen Wochen habe ich für ein privates Projekt mit Menschen aus verschiedenen Kulturen zusammengearbeitet. Da wir teilweise auf unterschiedlichen Kontinenten, in unterschiedlichen Zeitzonen leben, haben wir vor allem schriftlich und auf Englisch kommuniziert.
Dabei ist mir (wieder einmal) bewusst geworden, wie viel implizites, kulturelles Wissen in unseren E-Mails steckt und wie leicht es daher bei Chats und E-Mails mit internationalen Partnern zu Irritationen oder auch Missverständnissen kommen kann.
Es gibt zahlreiche Ratgeber, die sich mit unterschiedlichen Kommunikationsarten und Hierarchiekulturen beschäftigen. Dort können Sie Genaueres zum Thema nachlesen. Ein kurzer Newsletter wird der Komplexität des Themas nicht gerecht und würde nur zu übervereinfachten Stereotypisierungen führen.
Wir konzentrieren uns deshalb auf ein paar konkrete Schreibtipps:
1. Ziehen Sie eine „Bestätigungsschleife“, wenn Sie eine E-Mail von einer Geschäftspartnerin, einem Dienstleister aus einem anderem Kultur- und Sprachkreis erhalten. Das heißt, fassen Sie erneut in eigenen Worten zusammen, was Sie verstanden haben. So werden potenzielle Missverständnisse schneller aufgedeckt.
2. Vermeiden Sie Redewendungen und umgangssprachliche Ausdrücke (Letzteres sollte man in Geschäftskorrespondenzen generell beherzigen. Das hat sich jedoch durch die E-Mail- und Chat-Kommunikation gewandelt). Sofern Sie für nichtdeutsche Muttersprachler schreiben: Überlegen Sie genau, welche deutschen Redewendungen für jemanden aus einem anderen Kultur- und Sprachkreis nicht verständlich sein könnten. Sätze wie „Können Sie dies einmal genauer unter die Lupe nehmen?“ oder „Bei den letzten Quartalsergebnissen haben wir uns nicht mit Ruhm bekleckert“ sind möglicherweise schwer nachvollziehbar. Ganz einfach, weil er oder sie die Redewendungen nicht kennt. Formulieren Sie daher lieber explizit aus, was Sie sagen wollen. Schreiben Sie also besser „Können Sie dies bitte analysieren“ oder „Die letzten Quartalsergebnisse waren nicht gut“. So vermeiden Sie, dass der andere Sie eventuell nicht versteht oder Zeit verliert, weil er eine Redewendung nachschlagen muss.
3. Geben Sie kulturelle Hintergrundinformationen. Hinterfragen Sie immer, ob der andere das nötige kulturelle Hintergrundwissen besitzt, um Sie zu verstehen. Fügen Sie gegebenenfalls die fehlenden Informationen völlig nebenbei in Ihre E-Mail ein. So weiß jemand aus dem Ausland vielleicht nicht, dass Rosenmontag im Rheinland kein normaler Arbeitstag ist – selbst wenn er nicht offiziell als Feiertag ausgeschrieben ist. Oder Ihre Adressatin, Ihr Adressat ist nicht über die Bearbeitungszeiten von Bauanträgen informiert.
4. Passen Sie sich mit dem Schreibstil Ihrem Gegenüber an. Dazu müssen Sie keine Ratgeber zur interkulturellen Kommunikation, sondern im Grunde nur die E-Mails, die Sie erhalten, aufmerksam lesen. In Deutschland pflegen wir einen gemäßigten formellen Schreibstil. Wir achten weniger die Hierarchie- als die Kompetenzebene, schreiben zudem meist direkt zur Sache und vernachlässigen häufiger die Beziehungsebene. Schon in Frankreich hingegen wird größerer Wert auf einen höflichen und distinguierten Schreibstil gelegt als bei uns. Sobald Sie merken, Ihr Gegenüber schreibt formeller als Sie, fragt mehr auf der Beziehungsebene nach: Tun Sie es auch. Ein bisschen höflicher schreiben, eine Nachfrage zum Befinden stellen, bevor es zur Sache geht, und die Kommunikation läuft besser.
Gleiches gilt, wenn Ihr Gegenüber zum Beispiel aus einer Kultur kommt, in der viel gelobt und das Positive betont wird. Loben sie zurück: die Arbeit, die Zusammenarbeit, den Projektfortschritt (das ist gerade in Deutschland eher unüblich, tut aber jeglicher Arbeitsbeziehung gut).
Oder sofern jemand aus den USA Sie in der E-Mail beim Vornamen nennt, obwohl Sie sich nicht kennen, wechseln Sie ebenfalls zum Vornamen. Ihre Gesprächspartnerin weiterhin als Mrs. Jones anzusprechen, könnte als Affront gewertet werden.
Eigentlich nicht so schwierig, wenn wir uns ab und zu bewusst machen, dass wir die Welt mit unterschiedlichen Brillen sehen.
Haben Sie auch ein Thema, das wir aus der Schreib-Perspektive einmal beleuchten sollen? Dann schreiben Sie uns an post@business-schreibkurse.de.
Herzlichst,
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck
