Von Nadja Buoyardane

So schreiben Sie konzentrierter im Büro

In schöner Regelmäßigkeit kommt in unseren Seminaren die Frage auf: Was können wir tun, um schneller zu schreiben? Unsere Antwort: Schreiben Sie konzentriert. – Apropos Seminar: Unser nächstes offenes Seminar findet am 15. November in Frankfurt statt. – Aber zurück zum Thema:

Unsere Schreibgeschwindigkeit hängt von mehreren Faktoren ab: Wie gerne wir schreiben. Worüber wir schreiben. Wie komplex der Text ist, den wir schreiben. Wie vertraut wir mit der Textsorte sind. Wie viel Übung wir beim Schreiben haben. Und: Wie konzentriert wir schreiben.

Wenn wir beim Schreiben unkonzentriert sind, brauchen wir viel länger, als wenn wir fokussiert bei der Arbeit sind und in den so genannten „Flow“ kommen. „Flow“ ist der Zustand, in dem wir die Zeit vergessen und ganz in die Arbeit eintauchen. Doch leider ist es in unserer heutigen Arbeitswelt gar nicht so einfach, diesen Zustand zu erreichen. Denn wir brauchen ungefähr 15 Minuten, um hineinzukommen.

Das Problem: Kaum jemand kann heute im Büro überhaupt 15 Minuten am Stück ungestört arbeiten. Ohne eine Unterbrechung durch Kollegen, Telefon, E-Mail oder private Chat-Nachrichten.

(Büro-)Geräusche sind das Ende der Konzentration

Das, was uns am meisten stört sind: Geräusche. Wenn es laut ist, können wir uns nicht konzentrieren. Das weiß jeder, der schon einmal eine Baustelle vor seinem Bürofenster hatte. Doch es braucht keinen Presslufthammer, um einen Geräuschpegel zu erreichen, der uns daran hindert, konzentriert zu arbeiten. Die normalen Bürogeräusche genügen.

Das Telefon klingelt am Nachbartisch, die Kollegin kruschelt mit den Akten, im Flur haben sich einige Kollegen zu einem Schwätzchen getroffen und das Schnurcheln der Kaffeemaschine gibt dem ganzen noch einen melodischen Touch.

In einer Studie der Universität Cardiff berichteten 99 Prozent der Studienteilnehmer, dass sie von Umweltgeräuschen daran gehindert würden, sich zu konzentrieren. Und es genügt, wenn diese Geräusche die Lautstärke einer normalen Unterhaltung haben. Doch was noch wichtiger ist: Es gibt keinen Gewöhnungseffekt.

Natürlich sind einige von uns etwas weniger geräuschempfindlich als andere, können vielleicht etwas leichter abtauchen – doch unser Gehirn bleibt trotzdem mit den Geräuschen beschäftigt. Studien zur Produktivität von Großraumbüros zeigen: Lärm macht unkreativ und unproduktiv.

Was können Sie also tun, um wieder konzentrierter zu arbeiten?

Telefone leise schalten

Wenn Sie konzentriert schreiben wollen: Leiten Sie Ihre Anrufe um. Entweder auf einen Kollegen oder auf die Zentrale. Schalten Sie Ihr Telefon gleichzeitig leise. Es bringt nichts, wenn Sie zwar nicht ans Telefon gehen, es aber vor Ihrer Nase klingelt.

Reduzieren Sie generell die Klingellautstärke aller Telefone in Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation. Wenn Sie am Schreibtisch sind, hören Sie es auch leise klingeln. Und wenn Sie nicht am Schreibtisch sind, dann sollten Sie eh nicht durch die Gänge rennen, um den Anrufer noch zu erwischen. Die meisten Telefone zeigen Ihnen an, welche Anrufe Sie verpasst haben. So können Sie zurückrufen – wenn Sie Zeit haben. Worum es hier geht, ist eine insgesamt leisere Arbeitsumgebung und dazu gehört: Sie müssen nicht jedes einzelne Telefon auf der Etage klingeln hören …

Wenn eine neue Telefonanlage fällig ist: Vielleicht können Sie eine anschaffen, bei der auch Lichtsignale gesendet werden. So genannte Schwerhörigen-Telefone. Dann könnten Sie die Klingeltöne generell ausschalten – das würde den Geräuschpegel und die Konzentrationsunterbrechungen im Büro deutlich reduzieren. Wenn Sie am Schreibtisch sind, sehen Sie das Lichtsignal. Wenn nicht, gilt das gleiche wie oben: Rufen Sie zurück, wenn Sie Zeit dazu haben.

Falls Sie jetzt einwenden, dass Sie das Lichtsignal vielleicht nicht sehen, wenn Sie arbeiten. Wunderbar! Dann haben Sie so konzentriert gearbeitet, dass Sie sich nicht haben stören lassen. Das ist gut für Ihre Produktivität. Und (Sie ahnen sicher, was jetzt kommt) Sie rufen einfach zurück, wenn Sie Zeit dafür haben.

Auch das Handy raubt Konzentration. Eine Whatsapp-Nachricht und wir sind mit den Gedanken nicht mehr bei unserem Text. Entweder schauen wir sofort nach oder – wenn wir es nicht tun – fragen uns die ganze Zeit, wer uns denn da geschrieben hat. Disziplinieren Sie sich daher beim Schreiben selbst: Stellen Sie den Ton Ihres Handys aus bzw. stellen Sie es auf Flugmodus.

E-Mails – auch hier braucht es Ruhe

Ähnliches gilt für E-Mails: Stellen Sie jede akustische, aber auch optische Benachrichtigung aus. Das Unternehmen, die Verwaltung wird nicht zusammenbrechen, weil Sie mal ein, zwei Stunden nicht auf Ihre E-Mails reagieren. Bedenken Sie: Es gab Zeiten, da kam nur einmal am Tag der Mann von der Poststelle vorbei und hat die Briefe gebracht.

Natürlich hat sich unsere Erwartungshaltung verändert. Heute glauben wir, alles muss immer sofort geschehen. Erziehen Sie Ihre Kolleginnen, Ihre Kunden wieder dazu, dass eine Antwort auch mal etwas dauern kann. Sie werden sehen, wie Sie sich selbst den Stress rausnehmen. Und nichts zugrunde geht.

Vielleicht führen Sie sogar feste E-Mail-Lesezeiten ein. Je einmal morgens, mittags, nachmittags. Machen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen klar, dass Sie auch nicht schneller antworten, wenn diese anrufen oder in der Tür stehen. Wenn Sie das konsequent tun, werden sicher auch bald die Kollegen nachziehen.

Mit Musik geht alles leichter?

Musik lenkt den einen ab, aber hilft der anderen, sich zu konzentrieren. Das hängt vom subjektiven Empfinden ab. Genauso individuell ist es mit der Art der Musik: Manche können sich bei Klassik, andere bei Heavy Metal besser konzentrieren. Hier gibt es keine allgemeingültigen Regeln. Nur eine: Wenn sich jemand von der Musik gestört fühlt, sollte sie ausgeschaltet werden. Kopfhörer sind hier die Lösung.

Etwas langfristiger geplant: Schluss mit Großraumbüros

Schaffen Sie Büros mit mehr als drei Personen ab. Kehren Sie zurück zum Einzel-, Zweier- oder maximal Dreier-Büro. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Ihren Vorgesetzten. Versuchen Sie, gemeinsam eine Lösung zu finden, um wieder mehr Ruhe ins Büro zu bekommen. Argumentieren Sie damit, dass Sie alle produktiver arbeiten, wenn Sie in Ruhe arbeiten können.

Wenn Sie die Bürosituation so schnell nicht ändern können: Vielleicht gibt es wenigstens einen Raum, in den Sie sich für Ihre Schreibaufgaben zurückziehen können. Hier sollte ganz klar sein: Wer im Ruheraum arbeitet, will nicht gestört werden.

Ansonsten: Bringen Sie in Ihren Schreibphasen ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an die Tür an bzw. stellen es auf Ihren Schreibtisch. Vielleicht schreiben Sie eine konkrete Zeitangabe dazu, damit jeder weiß, wann Sie wieder zu sprechen sind Ergänzend dazu können Ohrstöpsel oder Kopfhörer helfen.

Es ist kein Hexenwerk – Sie müssen es nur TUN

Die Dinge, die Ihnen helfen, konzentriert zu arbeiten, sind keine neuen Erfindungen. Im Gegenteil: Es geht eher um ein Zurückbesinnen auf Ruhe und „Singletasking“ – statt Multitasking. Probieren Sie es aus und schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen, wenn Sie unsere Tipps umsetzen. Oder auch Ihre Gründe, warum Sie sie nicht umsetzen können. Wir freuen uns über Ihr Feedback.

Herzlichst
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck

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