Von Nadja Buoyardane

So sagen Sie Nein, ohne zu verletzen

Vielen Menschen fällt es schwer, klar „Nein“ zu sagen, Ihnen auch? Gerne winden wir uns ein wenig, finden Ausweichgründe, in der Hoffnung, der andere werde schon verstehen, dass …
Doch genau dies kann am Ende die Beziehung stärker belasten als ein klares Nein. Daher schauen wir uns heute an, wie Sie ein Anliegen klar ablehnen – ohne zu verletzen.

Warum unklare Neins nicht nur Zeit, sondern auch Beziehungen kosten

Ein Beispiel: Ein Kollege bittet Sie darum, seinen Projektbericht sprachlich zu überarbeiten. Sie haben überhaupt keine Lust, diese zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Vielleicht ärgern Sie sich auch, weil der Kollege schon öfter nur halbfertige Texte bei Ihnen abgeladen hat, an denen Sie dann bis in die Nacht gesessen haben. Sie möchten jedoch nicht direkt ablehnen, da Sie Sorge haben, die Beziehung zu gefährden.

Daher antworten Sie: „Momentan kann ich den Bericht leider nicht überarbeiten, da ich im Projekt XY stecke und wir gerade eine Analyse für den Kunden vorbereiten.“ Doch das ist kein klares Nein.
Bei Ihrem Kollegen kommt an „Ich übernehme den Bericht, wenn ich mit der Analyse fertig bin.“ Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie kurz darauf von ihm eine E-Mail mit der Frage erhalten, wann die Arbeit an der Analyse denn abgeschlossen sei.

Sie werden wieder ausweichen: „Das können wir momentan noch nicht absehen. Es gibt einige Punkte, an denen wir noch arbeiten.“ Damit dürfte das Thema wohl erledigt sein – denken Sie. Eine Woche später erhalten Sie wieder eine Mail des Kollegen. Dieses Mal mit der Frage, ob Sie inzwischen absehen können, wann Sie Zeit für den Projektbericht haben, den er kommende Woche abgeben muss.

Nun fühlen Sie sich in die Enge getrieben. Was tun? Sie weichen wieder aus: „Nein, momentan können wir es noch nicht absehen. Vielleicht fragst du dieses Mal besser Michaela, ob Sie dir helfen kann?“

Der Kollege wendet sich an Michaela, doch diese antwortet ihm klar, dass sie seine Bitte nicht erfüllen kann, weil sie am kommenden Tag in Urlaub fährt. Hätte sie die Anfrage eine Woche früher bekommen, hätte sie es übernehmen können.

Unklar Nein sagen – Was ist das Ergebnis?

1. Sie fühlen sich nicht gut, weil Sie immer weiter ausweichen und dabei schon merken, dass Ihr Kollege dies nicht versteht.
2. Sie meiden den Kollegen, weil Sie nicht von ihm direkt wegen des Projektberichts angesprochen werden wollen.
3. Durch Ihre Ausweichtaktik haben Sie Ihrem Kollegen die Möglichkeit verbaut, sich rechtzeitig nach anderen Lösungen umzuschauen.
4. Sie übernehmen die Arbeit am Ende doch, weil Sie deshalb ein schlechtes Gewissen haben.
5. Oder: Sie übernehmen die Arbeit nicht. Aber nun ist der Kollege tatsächlich verärgert, weil … siehe Punkt 3.

Ein klares Nein ist für beide Seiten gut
Ein klares Nein bringt für beide Seiten etwas Positives, denn sowohl Sie als auch Ihr Gegenüber sparen Zeit und Energie. Indem Sie klar Nein sagen, ermöglichen Sie es dem anderen, sich mit der Situation auseinanderzusetzen und alternative Lösungen zu finden. So nähren Sie nicht die vergebliche Hoffnung, Sie könnten doch noch Ja sagen.
Wenn Sie professionell ablehnen, zerstören Sie also keine Beziehungen, sondern – im Gegenteil – stärken das Vertrauensverhältnis. Ihr Gegenüber weiß, woran er ist.

Professionell Nein sagen – die Bausteine einer Ablehnung

Eine schriftliche Ablehnung besteht mindestens aus folgenden drei Teilen:

• einer neutralen oder positiven Eröffnung
• einem klaren Nein beziehungsweise einer klar formulierten Ablehnung
• einem positiven oder zumindest professionell-neutralen Abschluss

Durch den positiven Einstieg und Abschluss zeigen Sie, Sie sind daran interessiert, die Beziehung aufrechtzuhalten. Trotz des Neins.

Die oben genannten Punkte sind die drei Grundbausteine. Je nach Situation oder Beziehung zum Empfänger können Sie noch ergänzen:

• eine Erklärung für das Nein,
• ein Alternativangebot,
• eine kurze Bitte um Verständnis beziehungsweise, dass es Ihnen leidtut, nicht helfen zu können.

Wenn Sie eine Erklärung für Ihre Entscheidung einfügen, wird der andere Ihr Nein besser verstehen. Jedoch gibt es manchmal Situationen, in denen man keine Erklärung abgeben möchte; zum Beispiel, weil man aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen ablehnt oder vielleicht einfach nur nicht will. Daher haben wir dies als optional gekennzeichnet, empfehlen aber – wenn möglich – eine kurze Begründung für das Nein zu geben.

Gleiches gilt für eine Bitte um Verständnis für Ihre Entscheidung beziehungsweise den Satz, dass es Ihnen leidtut, die Bitte eines anderen abzuschlagen. Beides ‚ölt‘ die Beziehung, Sie sollten es aber nur schreiben, wenn Sie es ernst meinen und es tatsächlich angemessen ist.

Klar Nein sagen – so lehnen Sie professionell ab:

Hallo, Andreas,
vielen Dank für dein Vertrauen, dass ich deinen Projektbericht zu einem guten Abschluss bringen kann. ((positiver Einstieg))
Allerdings kann ich deinen Projektbericht dieses Mal nicht überarbeiten, da ich zurzeit mit meinem eigenen Projekt beim Kunden XY voll ausgelastet bin. ((klares Nein mit Begründung))
Wenn es zeitlich passt, unterstütze ich dich gerne beim nächsten Mal wieder. ((positiver Abschluss))
Herzliche Grüße
Sylvia

Diese Antwort ist klar und gibt Andreas die Möglichkeit, sich rechtzeitig nach einer anderen Lösung umzuschauen.
Den Vorschlag, Andreas beim nächsten Mal eventuell zu unterstützen, sollten Sie nur machen, wenn Sie es wirklich wollen. Ansonsten gehen Sie direkt zu den Herzlichen Grüßen über. Diese genügen als professioneller Abschluss.

Warum wir in diesem Beispiel keine Bitte um Verständnis eingebaut haben? Weil in unserem Beispiel beide auf der gleichen Hierarchie-Ebene stehen. Andreas bittet Sylvia um einen Gefallen und will ihr einen Teil seiner Arbeit aufdrücken. Da braucht sie nicht um Verständnis bitten, dass sie ablehnt. Etwas anderes wäre es, wenn Andreas Sylvias Vorgesetzter wäre. In diesem Fall würden wir eine Bitte um Verständnis einbauen.

Noch ein paar Beispiele, wie Sie klar ablehnen:

Guten Tag, Frau Dr. Meyer,
es freut mich, dass Sie meinen Buch-Blog mögen und mich um eine Review des Buches Ihres Klienten bitten, vielen Dank. ((positiver Einstieg))
Ich habe das Buch gelesen und finde es inhaltlich durchaus interessant. Allerdings gefällt mir der Schreibstil nicht. Bitte haben Sie deshalb Verständnis, dass ich es nicht in unseren Blog aufnehmen werde. ((klares Nein mit Begründung und Bitte um Verständnis.))
Gerne können Sie uns jedoch andere Bücher vorstellen. Vielleicht passen diese besser. ((positiver Abschluss))
Beste Grüße
Werner Wiese

Hier schreibt der Verfasser ganz offen, warum er das vorgeschlagene Buch nicht in seinem Buch-Blog besprechen möchte: Er mag den Schreibstil nicht. Das klingt zwar auf den ersten Blick wie eine harte Ablehnung, aber – indem der Verfasser bei sich und seinem Empfinden bleibt, wird der Schreibstil nicht allgemein abgewertet. Gegen persönlichen Geschmack kann man nichts machen. Mit dem letzten Satz hält er zudem die Tür offen, weitere Bücher vorzuschlagen – die ihm dann vielleicht besser gefallen.

Ein anderes Beispiel:

Guten Tag, Herr Müller,
herzlichen Dank für Ihre schnelle Antwort auf mein Angebot. Ich freue mich, dass Ihnen unsere Produkte gefallen. ((positiver Einstieg))
In Ihrer Mail fragen Sie, ob es einen speziellen Rabatt für gemeinnützige Organisationen gibt. Diesen Aspekt haben wir In unser Angebot bereits einbezogen. Verstehen Sie bitte, dass wir deshalb nicht unter den aktuell kalkulierten Stückpreis gehen werden. ((klares Nein, mit Bitte um Verständnis))
Wir hoffen, Sie entscheiden sich trotzdem für unser Angebot und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. ((positiver Abschluss))
Mit freundlichen Grüßen

Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen mit unseren Tipps. Wie fühlt es sich an, wenn Sie sie anwenden? Welche Reaktionen bekommen Sie?
Herzliche Grüße

Nadja Buoyardane und Franziska Nauck

Beachten Sie unsere Inhouse-Seminare (online)

Seminarübersicht
Inhouse-Seminar (online)

Bessere Protokolle schreiben

Ein Seminar für alle, die nicht gerne Protokolle schreiben
Inhouse-Seminar (online)

Leserorientiert schreiben

Ein Seminar für alle, die beim Schreiben den Leser in den Fokus rücken