Berufliche Texte schreiben wir selten aus reiner Freude am Schreiben. Wir schreiben sie, weil wir mit ihnen etwas Bestimmtes aussagen, ein Kommunikationsziel erreichen wollen. Doch wie können Sie sicher sein, dass Sie mit Ihrem Text Ihr Kommunikationsziel erreichen? Indem Sie Ihren (Roh-)Text auf seine Aussage überprüfen und darauf, ob er nachvollziehbar strukturiert ist.
So geht es:
Legen Sie Ihre Kernaussage VOR dem Schreiben fest
Zunächst einmal: Notieren Sie sich VOR dem Schreiben, was Sie mit Ihrem Text aussagen wollen. Das ist Ihre Kernaussage oder: Ihr Kommunikationsziel. Schreiben Sie dann Ihren Text mit diesem Kommunikationsziel vor Augen.
Warum sollten Sie sich Ihre Kernaussage aufschreiben? Ganz einfach, weil unser Gehirn sich gern alles ein wenig so zurechtdreht, dass es passt. Wenn Sie Ihre Kernaussage nicht notieren, sind Sie eher geneigt zu sagen: „Ja, kommt ungefähr hin.“ Wenn Sie hingegen Ihre geplante Kernaussage fixiert haben und diese zum Schluss mit der tatsächlichen Aussage des Textes vergleichen, können Sie nicht einfach sagen, dass die Aussagen übereinstimmen – wenn sie es NICHT tun.
Wenn Sie Ihren Rohtext haben, geht es ans Überarbeiten. Dazu erst einmal etwas Grundsätzliches:
• Drucken Sie sich Ihren Text immer aus und lesen Sie ihn auf Papier.
• Arbeiten Sie immer mit einem Stift in der Hand und notieren Sie sich Ihre Anmerkungen.
Überprüfen Sie: Stimmt die Kernaussage Ihres Textes mit Ihrem Kommunikationsziel überein?
- Lassen Sie Ihren Rohtext zunächst einige Zeit liegen; idealerweise über Nacht, mindestens jedoch ein, zwei Stunden. Sie brauchen etwas Abstand, damit Sie erkennen können, was Sie wirklich geschrieben haben. Denn das, was wir schreiben wollen und das was wir tatsächlich zu Papier bringen, ist nicht immer identisch.
- Lesen Sie dann Ihren fertigen Text einmal von vorne bis hinten durch und notieren Sie am Ende, welche Kernaussage Sie daraus ziehen.
- Gleichen Sie diese Kernaussage mit Ihrer VOR dem Schreiben notierten Kernaussage ab. Und? Stimmen beide überein?
a. Falls Ihre Kernaussagen übereinstimmen: Wunderbar.
b. Falls sie nicht übereinstimmen: Überlegen Sie, woran das liegt. Sind Sie beim Schreiben versehentlich in eine Richtung geraten, die Sie nicht wollten? Haben Sie etwas zu verkürzt dargestellt? Sind sie vom Hölzchen aufs Stöckchen gekommen? Oder haben Sie eine andere Aussage gewählt? Das ist in Ordnung – wenn Sie sich beim Schreiben bewusst für diese neue Kernaussage entschieden haben. Ansonsten sollten Sie Ihren Text solange überarbeiten, bis Sie die gewünschte Aussage treffen.
Schritt für Schritt zur Kernaussage
Ob Ihre Kernaussage mit Ihrem Kommunikationsziel übereinstimmt oder nicht: In beiden Fällen geht es nun daran, Schritt für Schritt zu überprüfen, wie Sie zu Ihrer Kernaussage gelangt sind; ob Ihre Ausführungen logisch und nachvollziehbar sind. Finden Sie heraus, wo Sie eventuell vom Weg abgekommen sind und überarbeiten Sie diese Stellen. Wie machen Sie das?
- Lesen Sie Ihren Text noch einmal und fassen Sie für jeden Absatz die wichtigste Aussage zusammen. Drucken Sie sich dazu Ihren Text mit einem breiten Rand aus. So können Sie direkt neben dem Absatz bequem Ihre Anmerkungen machen.
- Falls Sie merken, dass Sie die Hauptaussage eines Absatzes nur schwer greifen oder nicht in einem Satz zusammenfassen können: Das ist ein Zeichen, dass Sie an diesen Absatz noch einmal ran müssen. Wenn Sie mehr als eine Hauptaussage für einen Absatz finden, zeigt Ihnen dies auch, dass es sich inhaltlich um mehrere Absätze handelt. Unterteilen Sie den Absatz entsprechend und ziehen Sie die jeweiligen Hauptaussagen heraus.
- Wenn Sie an allen Absätzen die Kernaussage notiert haben: Überprüfen Sie, ob diese logisch und nachvollziehbar zu Ihrer Hauptaussage führen. Sind Sie hier und da irritiert? Dies sind die Stellen, an denen Sie noch einmal arbeiten müssen. Vielleicht erkennen Sie, dass die Reihenfolge der Absätze nicht stimmig ist. Oder gar, dass ein ganzer Absatz überflüssig ist. Oder gibt es Gedankensprünge und Sie müssen noch einen Absatz einfügen, um diese zu überbrücken?
Probieren Sie die Methode aus und geben Sie uns Ihr Feedback.
Herzlichst
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck