Von Franziska Nauck

Raus aus dem Hamsterrad – Schreibaufgaben effektiv managen

Sie kennen es: Häufig liegt einfach zu viel auf dem Schreibtisch und wir arbeiten nach dem Prinzip So-schnell-wie-möglich-weg-damit.

So schaffen wir eine Aufgabe nach der anderen weg und richten uns dabei eher nach ihrer Dringlichkeit und nicht unbedingt nach ihrer Wichtigkeit. Anders ausgedrückt: Wir reagieren, anstatt aktiv zu handeln.

Diese Fremdbestimmung beim Arbeiten macht vielen von uns zu schaffen, erschöpft uns, macht uns bisweilen sogar krank. Und oftmals bleiben größere Projekte, die uns eigentlich weiterbringen würden, auf der Strecke. Wie lässt sich das ändern?

Managen Sie Ihre Schreibaufgaben

Selten haben wir nur eine Schreibaufgabe zu bewältigen. Meist sind es mehrere Texte, die wir möglichst gleichzeitig schreiben sollten.

Hier hilft ein intelligentes Schreibaufgaben-Management. Denn Text ist ja nicht einfach Text. Sondern es gibt erhebliche Unterschiede in Zweck, Anspruch und Länge – und da liegt der Schlüssel, um sie effektiv und effizient abzuarbeiten: Das Arbeiten an unterschiedlichen Texten braucht unterschiedliche Bedingungen.

Teilen Sie daher Ihre Schreibaufgaben in drei Typen ein:

Typ 1: Zack-und-weg-Texte (10 bis 20 Minuten)

Zack-und-weg-Texte sind sehr kurze Texte, bis maximal eine Seite: also z. B. E-Mails, die Sie beantworten können, ohne groß nachzudenken, oder kurze Memos, Gesprächsnotizen, einfache, spontane Social-Media-Posts.

Sie sind mit den Themen dieser Texte vertraut und arbeiten sie routiniert ab. Sie brauchen nicht länger als 10 bis 20 Minuten pro Text und relativ wenig Konzentration. Auch Recherche und Gliederung vorab sind nicht nötig. Zum Überarbeiten reicht ein kurzes Drüberlesen.

Diese „Zack-und-weg-Texte“ können Sie sehr flexibel und häppchenweise in Ihren Arbeitsalltag einbauen. Sie sind gutes Füllmaterial für Zeiten, in denen es sich nicht lohnt, etwas Längeres anzufangen. Zum Beispiel vor einem Meeting oder einem Telefongespräch.

Da Sie nur wenig Konzentration brauchen, können Sie diese Texte auch gut kurz vor Feierabend oder nach der Mittagspause schreiben, wenn Sie gerade in Ihrem Leistungstal spazieren gehen.

Notieren Sie sich diese kleinen Schreibaufgaben auf einer To-do-Liste, die Sie immer herausholen, wenn Sie ein paar Puffer-Minuten zwischen zwei Aufgaben haben. Wenn Sie etwas mehr Zeit haben, schreiben Sie einfach mehrere solcher Texte hintereinander weg.

Typ 2: Nimm-2-Texte (2 mal 45 bis 90 Minuten)

„Nimm-2-Texte“ ist die Abkürzung für „Nimm-sie-zweimal-zur-Hand-Texte“. Diese Texte sind komplexer und / oder länger und brauchen entsprechend mehr Zeit, sowohl zum Rohtexten als auch zum Überarbeiten. Sie arbeiten also mindestens zweimal daran.

Zu diesem Texttyp gehört zum Beispiel dieser wöchentliche Newsletter, den ich gerade verfasse. Aber auch anspruchsvolle Briefe, Protokolle, Mini-Berichte oder umfassendere E-Mails zählen dazu. Solche Texte sind bis zu drei Seiten lang und fordern schon etwas mehr Nachdenken. Dennoch sind sie gut in zwei Einheiten zu schaffen.

Sie brauchen für die Rohfassung etwa 45 bis 90 Minuten Zeit und später noch einmal etwa 30 bis 60 Minuten fürs Überarbeiten.

Reservieren Sie hierfür eine feste Zeit in Ihrem Kalender, in der Sie möglichst fit sind und nicht gestört werden. Planen Sie anschließend eine Pause ein. Und legen Sie zudem schon die Zeit fürs Überarbeiten fest (oder so, wie Sie es von uns kennen: Geben Sie Ihren Rohtext nun an Ihre:n Partner:in im Schreibteam weiter.)

Typ 3: Nimm-dir-Zeit-Texte (mehrere Einheiten à 45 bis 120 Minuten)

Zum dritten Typ gehören die Texte, die wir nur in mehreren Etappen entwickeln können. Zum Beispiel Fachartikel, White-Paper, Gutachten, Projektberichte, Sach- und Fachbücher. Darunter fallen manchmal aber auch Texte, die zwar kurz, aber richtig wichtig sind, wie zum Beispiel Werbebriefe, Broschüren, Marketingtexte generell.

Solche Texte können Sie nicht einfach dazwischenschieben. Planen Sie hier regelmäßige, feste Schreibtermine ein, zu denen Sie vollkonzentriert bei der Sache sind. Solche Termine müssen nicht lang sein. Oft reichen schon kürzere Etappen von etwa 45 bis 60 Minuten – wenn Sie regelmäßig daran arbeiten.

Kürzer als 45 Minuten sollten Sie nicht planen, da Sie immer etwas Zeit zum Reinkommen brauchen. Viel länger als 2 bis 2,5 Stunden am Stück sollten solche Schreibzeiten aber auch nicht sein. Da Ihnen sonst für weitere Aufgaben die Kraft fehlt.

Längere Schreibzeiten sind nur ratsam, wenn Sie parallel nicht so viel zu tun haben. Dann können Sie auch mal einen Vormittag von drei Stunden damit verbringen.

Wie beim Sport, machen Häufigkeit und Kontinuität den Unterschied. Also planen Sie mindestens drei Schreibtermine pro Woche ein, um im Flow zu bleiben.

Wichtig: Vermeiden Sie, parallel an einem weiteren Nimm-Dir-Zeit-Text zu arbeiten, wenigstens, bis Sie Ihren Rohtext fertig haben. So wird der Text am Ende schneller fertig.

Nun sind Sie dran:

Machen Sie eine Liste der Schreibaufgaben, die aktuell auf Ihrem Tisch liegen und teilen Sie diese in die drei Kategorien ein.

Die Zack-und-weg-Texte schreiben Sie, wann immer Sie etwas Zeit haben. Die brauchen Sie nicht extra zu planen.

Wichtig ist, die Zeit für die Nimm-2 und die Nimm-dir-Zeit-Texte zu reservieren. Schreiben Sie sich verbindliche Termine mit Ihren Texten in den Kalender und machen Sie sich zu den festgelegten Zeiten an die Arbeit. So behalten Sie den Überblick und alle Projekte haben den richtigen Platz im Alltagsgeschäft.

Herzlichst, 
Franziska Nauck und Nadja Buoyardane
 

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