Inhouse-Seminar (online)
Besser schreiben im Beruf
Wirksame Texte zügig und sicher verfassen
Protokoll zu schreiben ist eine der unbeliebtesten Schreibaufgaben im beruflichen Alltag. Denn sie fordert den Protokollführenden eine Menge ab: hochkonzentriert sein, und das häufig über mehrere Stunden. Fachlich versiert sein, um der Sitzung folgen zu können. Das Wesentliche aus den Wortmeldungen herausfiltern, egal wie gewunden, kompliziert oder unstrukturiert diese ausfallen. Und am Ende ein klar und verständlich formuliertes Protokoll vorlegen, mit dem alle Teilnehmenden einverstanden sind. Uff!
Wie oft wird das Ausformulieren des Protokolls über Tage, ja über Wochen aufgeschoben? Der Grund: Da liegt ein Berg von vollgeschriebenen Zetteln, eine Textwüste, unstrukturiert, die Handschrift schwer lesbar. Mit jedem Tag wird die Hürde höher, weil die Erinnerungen an die Details aus der Sitzung stetig verblassen und der Aufwand zur Klärung der fraglichen Punkte steigt.
Diese Spirale können Sie vermeiden. Nehmen Sie sich Zeit für eine gute Vor- und Nachbereitung! Dies wird die Fertigstellung des Protokolls enorm erleichtern und beschleunigen.
Richten Sie Ihr Augenmerk bei Ihrer Vorbereitung auf diese vier Punkte:
Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden Sie den Wortbeiträgen leichter folgen können und Ihre Mitschriften übersichtlicher gestalten. Das allein senkt die Hürde, sich ans Fertigstellen des Protokolls zu begeben.
Ein wichtiger Schritt fehlt aber noch. Und ich weiß, dass dieser sehr viel Disziplin und Durchhaltevermögen erfordert. Es geht um das Nachbereiten direkt im Anschluss an die Sitzung. Hier stöhnen meine Seminarteilnehmer immer. Denn es ist klar: Nach einer langen, anstrengenden Sitzung sind Sie erschöpft und haben sich eine Pause redlich verdient. Doch wenn Sie noch ein bisschen durchhalten, werden Sie dafür anschließend belohnt!
Planen Sie je nach Umfang Ihrer Mitschriften etwa 20 bis 30 Minuten ein, um Ihre Notizen einmal durchzugehen und zu strukturieren. Jetzt ist es leicht, Ungereimtheiten zu erkennen und auszuräumen. Dazu können Sie auch andere Teilnehmende befragen. Unleserliche Stellen lassen sich nun ebenfalls ohne Umstände rekapitulieren und so verbessern, dass Sie im Nachhinein auf jeden Fall erkennen, was Sie gemeint haben. Nutzen Sie verschiedenfarbige Stifte, um die Wortbeiträge den einzelnen Themen zuzuordnen. Markieren Sie Ergebnisse, Beschlüsse etc.
Somit schaffen Sie sich eine gut strukturierte Grundlage und bekommen das Gefühl, dass die Fertigstellung keine große Sache mehr ist. Umso früher werden Sie sich dransetzen, am besten gleich morgen!
In unserem nächsten Blogbeitrag wird es darum gehen, wie es Ihnen leichter gelingt, das Wesentliche der Wortmeldungen beim Protokollschreiben zu erfassen.
Bis dahin ganz herzliche Sommergrüße
Franziska Nauck und Nadja Buoyardane
