Von Franziska Nauck

Protokolle schreiben Teil 1: Das A und O sind Vor- und Nachbereitung der Mitschrift

Protokoll zu schreiben ist eine der unbeliebtesten Schreibaufgaben im beruflichen Alltag. Denn sie fordert den Protokollführenden eine Menge ab: hochkonzentriert sein, und das häufig über mehrere Stunden. Fachlich versiert sein, um der Sitzung folgen zu können. Das Wesentliche aus den Wortmeldungen herausfiltern, egal wie gewunden, kompliziert oder unstrukturiert diese ausfallen. Und am Ende ein klar und verständlich formuliertes Protokoll vorlegen, mit dem alle Teilnehmenden einverstanden sind. Uff!

Wie oft wird das Ausformulieren des Protokolls über Tage, ja über Wochen aufgeschoben? Der Grund: Da liegt ein Berg von vollgeschriebenen Zetteln, eine Textwüste, unstrukturiert, die Handschrift schwer lesbar. Mit jedem Tag wird die Hürde höher, weil die Erinnerungen an die Details aus der Sitzung stetig verblassen und der Aufwand zur Klärung der fraglichen Punkte steigt.

Diese Spirale können Sie vermeiden. Nehmen Sie sich Zeit für eine gute Vor- und Nachbereitung! Dies wird die Fertigstellung des Protokolls enorm erleichtern und beschleunigen.

Richten Sie Ihr Augenmerk bei Ihrer Vorbereitung auf diese vier Punkte:

1. die Themen und Inhalte der Sitzung

  • Erfragen Sie die Tagesordnung im Vorfeld und arbeiten Sie sich in den Diskussionsstand ein, indem Sie vorangegangene Protokolle lesen.
  • Machen Sie sich mit den Themen vertraut: Schlagen Sie Fachbegriffe, Spezialthemen, Abkürzungen nach, informieren Sie sich bei Bedarf in Fachbüchern, Fachzeitschriften, im Internet.
  • Fertigen Sie eine Liste mit Kürzeln für lange, komplizierte Begriffe an, um das Mitschreiben zu beschleunigen.

2. die Anwesenden

  • Legen Sie sich eine Anwesenheitsliste bereit und klären Sie Namen, Titel und Funktion der Teilnehmenden im Vorfeld.
  • Stellen Sie eine Liste mit Namenskürzeln zusammen, die Sie beim Protokollieren verwenden, und arbeiten Sie eventuell mit einem Sitzplan, auf dem Sie die Namenskürzel der Teilnehmenden eintragen. So können Sie schneller zuordnen, wer gerade spricht.
  • Wenn sich die Teilnehmenden nicht kennen, bereiten Sie Namensschilder vor.

3. die Protokollvorlage

  • Informieren Sie sich, wie Protokolle in Ihrem Unternehmen aussehen und welche Corporate-Design-Vorschriften gelten (Schriftart, -größen, Zeilenabstand, Hervorhebungen, Formatierungen …).
  • Legen Sie das Dokument schon vor der Sitzung an und fügen Sie alle Informationen ein, die Sie bereits zusammengetragen haben.

4. Ihr Material

  • So banal es klingen mag: Nehmen Sie reichlich Papier und mehrere Stifte mit in die Sitzung. Es ist einfach ärgerlich – und sehr unprofessionell –, wenn Sie das Mitschreiben unterbrechen müssen, um sich Ersatzmaterialien zu beschaffen. Gehen Sie dabei großzügig mit dem Papier um: Fangen Sie mit jedem neuen Tagesordnungspunkt ein neues Blatt an. So werden Ihre Mitschriften übersichtlicher und Sie können sie später ohne Probleme strukturieren.
  • Gliedern Sie die Blätter für Ihre Mitschriften: Trennen Sie mit einer Linie eine Kopf- und eine Fußzeile ab für Titel der Sitzung, Tagesordnungspunkt, Seitenzahl und sonstige formale Angaben. Trennen Sie außerdem rechts einen breiten Rand ab. Er sollte ein Drittel der Seitenbreite ausmachen. Links in die breitere Zwei-Drittel-Spalte schreiben Sie dann Ihre eigentlichen Mitschriften und rechts ist Platz für Ergänzungen und Anmerkungen. Hier können Sie auch die Redebeiträge einordnen, indem Sie z. B. daneben schreiben: „Frage“, „Einwand“, „Ergebnis“ etc.
  • Falls Sie Tagungstechnik nutzen wie Laptop, Beamer, Aufnahmegerät, überprüfen Sie unbedingt vor der Sitzung die Funktionsweise und Stromzufuhr.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden Sie den Wortbeiträgen leichter folgen können und Ihre Mitschriften übersichtlicher gestalten. Das allein senkt die Hürde, sich ans Fertigstellen des Protokolls zu begeben.

Ein wichtiger Schritt fehlt aber noch. Und ich weiß, dass dieser sehr viel Disziplin und Durchhaltevermögen erfordert. Es geht um das Nachbereiten direkt im Anschluss an die Sitzung. Hier stöhnen meine Seminarteilnehmer immer. Denn es ist klar: Nach einer langen, anstrengenden Sitzung sind Sie erschöpft und haben sich eine Pause redlich verdient. Doch wenn Sie noch ein bisschen durchhalten, werden Sie dafür anschließend belohnt!

Planen Sie je nach Umfang Ihrer Mitschriften etwa 20 bis 30 Minuten ein, um Ihre Notizen einmal durchzugehen und zu strukturieren. Jetzt ist es leicht, Ungereimtheiten zu erkennen und auszuräumen. Dazu können Sie auch andere Teilnehmende befragen. Unleserliche Stellen lassen sich nun ebenfalls ohne Umstände rekapitulieren und so verbessern, dass Sie im Nachhinein auf jeden Fall erkennen, was Sie gemeint haben. Nutzen Sie verschiedenfarbige Stifte, um die Wortbeiträge den einzelnen Themen zuzuordnen. Markieren Sie Ergebnisse, Beschlüsse etc.

Somit schaffen Sie sich eine gut strukturierte Grundlage und bekommen das Gefühl, dass die Fertigstellung keine große Sache mehr ist. Umso früher werden Sie sich dransetzen, am besten gleich morgen!

In unserem nächsten Blogbeitrag wird es darum gehen, wie es Ihnen leichter gelingt, das Wesentliche der Wortmeldungen beim Protokollschreiben zu erfassen.

Bis dahin ganz herzliche Sommergrüße

Franziska Nauck und Nadja Buoyardane

 

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