So fällt Protokoll schreiben leichter

Es begegnet Ihnen im Berufsleben immer wieder: das Protokoll. Ob im Meeting oder im Seminar – überall, wo etwas Wichtiges besprochen wird, werden Protokolle geschrieben.

Protokollführer zu sein, ist nicht unbedingt der begehrteste Job im Meeting. Die meisten würden sich am liebsten davor drücken. Doch wenn Sie wissen, worauf Sie beim Protokoll schreiben achten müssen, geht es leichter.

Was ist der Sinn eines Protokolls?

Wenn etwas nur mündlich besprochen wird, vergisst man es schnell wieder. Außerdem erinnern sich unterschiedliche Menschen unterschiedlich gut und unterschiedlich lange an Dinge. Im Protokoll wird daher der Verlauf der Besprechung aufgezeichnet. So können alle Beteiligten später immer wieder nachlesen, was besprochen wurde und nicht am Meeting Beteiligte sich über den Ablauf des Gespräches informieren.

Was gehört ins Protokoll?

Einige Eckpunkte müssen Sie beim Protokoll schreiben auf jeden Fall notieren. Das sind:

• Der Ort an dem die Besprechung stattfand
• Das Datum und die Uhrzeit
• Die Teilnehmer
• Gegenstand der Besprechung
• Name des Protokollführers

Die verschiedenen Protokoll-Arten

Je nachdem, welche Aufgabe das Protokoll hat, gibt es unterschiedliche Protokollformen:

Das Verlaufsprotokoll ist die genaueste Form eines Protokolls. Die einzelnen Redebeiträge werden wörtlich oder paraphrasiert wiedergegeben. Meist wird diese Form des Protokolls wird jedoch nur bei wichtigen Sitzungen und Konferenzen erstellt (eine Gerichtsverhandlung wäre ein Beispiel). Ein Verlaufsprotokoll wird chronologisch geschrieben.

Etwas weniger aufwendig zu schreiben ist ein ausführliches Ergebnisprotokoll. Her werden im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll nur die wesentlichen Stellungnahmen wiedergegeben.  Das Wichtigste wird paraphrasiert – und nicht in wörtlicher Rede – wiedergegeben. Gegliedert wird diese Protokollform nach den Tagesordnungspunkten der Besprechung.

Protokollmuffels liebstes Kind ist das reine Ergebnisprotokoll. Das ist die kürzeste Form eines Protokolls. Hier werden nur die Ergebnisse des Meetings aufgeschrieben, wie man zu den Entscheidungen gekommen ist, welche Diskussionen vorher geführt wurden, wird nicht aufgezeichnet.

Wie schreiben Sie ein Protokoll?

Wenn Sie ein Protokoll einer Sitzung schreiben sollen, sollten Sie sich während der Sitzung genaue Notizen machen und die wichtigen Beiträge mitschreiben. Hier ein paar Tipps, wie dies leichter geht:

• Hören Sie den Redenden aufmerksam zu und notieren Sie den Inhalt des Gesagten. Dabei sollten Sie versuchen, die wichtigsten Aussagen und zentralen Begriffe herauszufiltern.
• Stichworte genügen. Wenn Sie versuchen vollständige Sätze zu schreiben, verpassen Sie den Anschluss.
  Formulieren Sie das Gesagte in eigenen Worten. Das ist meist kürzer, als wenn Sie versuchen alles wörtlich zu notieren. Nur besonders wichtige Aussagen und Beschlüsse sollten Sie wörtlich „zitieren“.
• Notieren Sie, von wem welche Aussage stammt. So lassen sich Aussagen zuordnen und die Besprechung nachvollziehen.
• Seien Sie großzügig, wenn es um Papier geht. Lassen Sie einen großen Rand, dann haben Sie noch Platz für Nachträge.
• Schreiben Sie die Endfassung des Protokolls noch am selben Tag. Schon am nächsten Tag haben Sie vieles vergessen.
• Wichtig: Schreiben Sie das Protokoll neutral. Es sollen keine eigenen Gedanken oder Meinungen einfließen.