Inhouse-Seminar (online)
Besser schreiben im Beruf
Wirksame Texte zügig und sicher verfassen
Wir nehmen Sie heute einmal mit auf das große Feld der daneben gehenden Kommunikation: eine Baustelle.
Dazu muss man nicht erst den Berliner Flughafen oder die Elbphilharmonie betrachten (diese waren sicher eine reinste Fundgrube der Misskommunikation). Nein, die Sanierung eines achtzigjährigen Einfamilienhauses tut es auch. – Ich, Franziska, weiß, wovon ich rede, da ich eine solche seit ziemlich genau einem Monat (mit)organisiere, begleite und beobachte.
So eine Baustelle ist ein sehr dynamischer Prozess mit vielen Beteiligten: Auftraggeber:innen, Bauleiter, Chefs von Handwerksbetrieben, ausführende Handwerker:innen verschiedener Gewerke. Alle stehen unter Druck: Termindruck, Qualitätsdruck, Budgetdruck. Die Abläufe müssen koordiniert werden, die beteiligten Firmen müssen mehrere Baustellen koordinieren, Notfälle kommen oben drauf.
Was noch oben drauf kommt, sind die Überraschungen, die so eine alte Diva von Haus nach und nach enthüllt. Und diese Überraschungen sind selten positiv: Da zeigen sich Schimmel und faulige Balken unter den Holzpaneldecken (Marke Eigenbau aus den Achtzigern). Der Putz hält nicht an den Wänden und auf einmal heißt es, der Estrich muss komplett rausgerissen werden.
Um ein solches Projekt erfolgreich und annähernd pünktlich abzuschließen, ohne dass die Kosten explodieren, bedarf es in erster Linie einer guten Kommunikation von allen Seiten.
Alle Beteiligten müssen miteinander reden, um auf den gleichen Stand zu kommen. Am besten nicht nur in Eins-zu-Eins-Gesprächen, sondern in einem (regelmäßigen) Meeting, an dem alle gemeinsam teilnehmen. Das verhindert Kommunikationsfehler, die immer wieder entstehen, wenn eine Kommunikation über mehrere Beteiligte läuft. Außerdem: Da jeder eine andere Expertise einbringt, finden sich gemeinsam bessere Lösungen als allein.
Und ja, Sie haben richtig gelesen, wir empfehlen, zuerst miteinander zu REDEN.
Es gibt einfach viele Dinge auf einer Baustelle – oder anderen komplexen Projekten – , die wir besser vor Ort und im direkten Gespräch klären. Schreiben birgt hier eine zu große Gefahr von Missverständnissen. Texte folgen erst danach.
Nach jedem Meeting halten wir alle wesentlichen Punkte in einem Ergebnisprotokoll schriftlich fest – um selbst nichts zu vergessen. Aber auch, um noch einmal nachfragen zu können, ob alle das Gleiche verstanden haben. So sichern wir uns ab.
Eine offene Kommunikation schafft also auf Baustellen, genauso wie bei allen anderen Projekten, Klarheit. Doch natürlich gibt es Fallstricke.
Alles war klar abgestimmt. Der Zeitplan festgelegt, Ihr Ergebnisprotokoll ist am Vortag raus. Der Parkettleger geht an die Arbeit. Doch dann …
… stellt er fest, dass der existierende Estrich doch nicht zu retten ist und stattdessen alles raus und neu gemacht werden muss. Schon ist der Zeitplan umgeworfen.
Hier muss schnell kommuniziert werden, was Sache ist. Alle Informationen schnell weitergegeben werden – sonst steht der Maler in zwei Tagen vor der Tür und kann nicht wie geplant weitermachen.
In unserem neuen Haus werden wir einige alte Heizkörper behalten, weil sie ihren Dienst sehr gut tun. Vorübergehend müssen sie dennoch abgehängt werden, zum einen, um sie frisch zu lackieren, zum anderen, weil sie sonst dem Parkettleger im Weg sind. Zusätzlich muss man wissen: Diese Heizkörper sind sehr schwer.
Hier kollidieren daher verschiedene Interessen:
Der Widerspruch zwischen 1. und 2. lässt sich dadurch auflösen, dass man mit elektrischen Radiatoren heizt. Dies allerdings verursacht hohe Stromkosten – steht also im Widerspruch zu Punkt 4.
Dieser wiederum würde gelöst, wenn man die Heizkörper nach dem Lackieren möglichst schnell wieder aufhängt, um die Heizung wieder in Betrieb nehmen zu können. Um dies noch zu beschleunigen, schlagen die Maler vor, erst mal nur die Rückseite zu lackieren und die Vorderseite erst, wenn die Heizkörper schon wieder hängen.
Damit bleibt aber der Widerspruch zu Punkt 2.
Am Ende ist es einfach allen zu kompliziert. Die Eigentümer geben die Verantwortung an die Maler ab: „Sie stimmen sich dazu am besten direkt mit dem Parkettleger ab,“ was diese zusichern, aber nicht tun. Stattdessen ignorieren sie einfach Punkt 2.
Ergebnis: Die Heizkörper stehen halb lackiert in den Räumen und der Parkettleger gibt die Anweisung, sie herauszutragen …
Jetzt möchte man (und frau) am liebsten schreien – doch das hilft ja nicht. Also schreibe ich stattdessen lieber darüber, was ich aus diesen Dingen für die Kommunikation im Projektmanagement gelernt habe.
Und noch ein Tipp: Bleiben Sie gelassen. Die meisten Probleme sind lösbar – am besten gemeinsam.
Herzlichst,
Franziska Nauck und Nadja Buoyardane
