Von Franziska Nauck

Freundlich an etwas erinnern – ohne zu nerven

Immer wieder sehen wir uns veranlasst, jemanden an etwas zu erinnern: daran, die letzte Rechnung noch zu bezahlen, auf die Einladung zur Fachtagung bitte noch zu antworten oder die Informationen zu senden, ohne die wir mit dem Projekt nicht vorankommen.

Meist fühlen sich solche Situationen unangenehm an. Schließlich wollen wir ja niemanden nerven …

Deshalb haben wir heute ein paar Tipps für gute, wirkungsvolle Erinnerungsmails, mit denen Sie gleichzeitig die Beziehung zu Ihrem Gegenüber pflegen.

Versuchen Sie, einen Reminder von vornherein überflüssig zu machen

Am besten wäre es natürlich, wenn Sie gar keinen Reminder schreiben müssten. Das können Sie fördern, indem Sie

  • klar benennen, von welcher Person Sie was genau erwarten. Adressieren Sie Ihre Anfrage also nicht an das ganze Team. Denn so fühlt sich niemand richtig verantwortlich.
  • erläutern, warum das, was Sie anfragen, wichtig ist. Ein Beispiel: Wenn Ihre Adressatin versteht, dass Sie die Beurteilung einer Praktikantin definitiv bis Freitag brauchen, weil davon das Bestehen des Semesters für die Praktikantin abhängt, wird sie diese Aufgabe vermutlich angemessen gewichten.
  • den Nutzen für Ihren Adressaten deutlich machen. Ein Beispiel: Für unsere Inhouse-Seminare fordern wir von den Firmen etwa vier Wochen vor dem Seminartermin Texte an, damit wir wirklich an relevanten Aufgaben arbeiten können. Genau das schreiben wir in die Abfrage-E-Mail: „Damit Sie möglichst konkret von unserem Schreibseminar profitieren, schicken Sie uns bitte bis 20.03.2020 einen aktuellen Text (1 bis 2 Seiten) von jedem:r Teilnehmenden.“
  • Sie es Ihrem Gegenüber so leicht wie möglich machen, die gewünschte Aufgabe zu erfüllen. Ein Beispiel: Schicken Sie bei einer Zahlungserinnerung die Rechnung noch mal mit. Dann braucht Ihr Adressat nicht danach zu suchen.

Mit diesen vier Maßnahmen reduzieren Sie zwar die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Gegenüber noch einmal erinnern müssen – aber manchmal kommt es natürlich trotzdem vor.

Wie Sie Ihren Reminder formulieren ­– freundlich, aber bestimmt

Nehmen wir noch mal das Beispiel von oben: die Abfrage der Texte für unsere Schreibseminare.

Es passiert immer wieder: Ein bis zwei Tage nach der Frist stellen wir fest: Hm, die Texte sind noch nicht da. Also erinnern wir unsere Kunden daran. Das liest sich dann so:

Betreff: Freundliche Erinnerung: Unsere Bitte um aktuelle Beispieltexte der Teilnehmenden für das Schreibseminar bis zum 20.03.2020

Guten Tag, Frau Beispiel,

unser Schreibseminar findet in knapp vier Wochen statt und ich komme noch einmal auf Sie zu, um zu fragen: Hatten Sie bereits Gelegenheit, die Texte bei den Teilnehmenden abzufragen?

Wie bereits erwähnt, ist es die Arbeit an den eigenen Texten, die das Seminar so effektiv für die Teilnehmenden macht. Um dies gründlich vorbereiten zu können, brauchen wir etwas Vorlauf.

Sollten nur noch wenige Texte fehlen, schicken Sie mir gern schon mal einen ersten Schwung, dann kann ich diese bereits sichten.

Ansonsten freue ich mich darauf, die Texte bis morgen Abend zu bekommen.

Herzlichen Dank für Ihre Mühe!

Beste Grüße
Franziska Nauck

Tipp 1: Nennen Sie es im Betreff „Freundliche Erinnerung“.

So senden Sie gleich ein wichtiges Signal und Ihr Gegenüber fühlt sich weniger unter Druck gesetzt oder „ertappt“ und beschämt.

Tipp 2: Klagen Sie NICHT an. Wählen Sie Ich- statt Du-Botschaften.

Ich habe geschrieben:

„Ich freue mich darauf, die Texte bis morgen Abend zu bekommen.“ (Ich-Botschaft)

Ich hätte auch schreiben können:

„Sie haben mir die Texte noch nicht geschickt.“ Das wäre die Du-Botschaft.

Die Du-Botschaft ist Anklage und Spekulation in einem. Zum einen weisen Sie direkt auf das Versäumte hin, zum anderen können Sie nicht sicher sein, dass die Person die Texte wirklich nicht geschickt hat. Sollte sie es doch getan haben – und die Nachricht aus technischen Gründen nicht angekommen sein –, schädigen Sie durch diesen Vorwurf die Beziehung.

Bei der Ich-Botschaft bleiben Sie hingegen nur bei dem, was Sie selbst wahrnehmen. Das Interessante daran: Die Ich-Botschaft ist eine Tatsache, denn ich freue mich tatsächlich auf die Texte, weil ich ja ein gutes Seminar abliefern möchte.

Weitere Beispiele:

Du-Botschaft: Sie haben meine Bitte, den Antrag zu prüfen, noch nicht erfüllt.

Ich Botschaft: Ich freue mich sehr, wenn Sie den Antrag bis morgen prüfen.

Du-Botschaft: Sie haben meine Meeting-Anfrage noch nicht beantwortet.

Ich Botschaft: Ich würde Sie gerne schnellstmöglich treffen.

Verblüffend, wie unterschiedlich die Versionen jeweils klingen, oder?

Mit der Ich-Botschaft lassen Sie offen, ob Ihr Gegenüber überhaupt für ein Versäumnis verantwortlich ist – und drücken sie:ihn nicht in eine Verteidigungshaltung. Schließlich wollen Sie ja die Beziehung pflegen und weiterhin gut zusammenarbeiten.

Tipp 3: Benennen Sie die (positiven) Konsequenzen, um zu zeigen, wie wichtig die Handlung ist.

Im Beispiel nenne ich die positiven Konsequenzen, um mein Gegenüber zu motivieren:

Es ist die Arbeit an den eigenen Texten, die das Seminar so effektiv für die Teilnehmenden macht. Um dies gründlich vorbereiten zu können, brauchen wir etwas Vorlauf.

Ich könnte auch die negativen Konsequenzen benennen. Das würde dann eher wie eine Drohung klingen:

Wenn Sie mir die Texte nicht rechtzeitig schicken, kann ich das Seminar nicht passgenau vorbereiten und die Teilnehmenden werden nicht viel daraus mitnehmen.

Deshalb formulieren Sie immer die positiven Konsequenzen.

Schreiben Sie uns: Welche Erfahrungen machen Sie mit Remindern in Ihrem Alltag?

Gerade in dieser Zeit bleiben sicher einige Dinge liegen und Prioritäten verschieben sich. Trotzdem geht das Leben und auch die Arbeit weiter. Umso besser, wenn Sie dann Handwerkzeug haben, um einmal freundlich nachzufassen.

Das Wichtigste aber: Bleiben Sie gesund und solidarisch!

Herzlichst, 
Franziska Nauck und Nadja Buoyardane
 
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