Vor kurzem trudelte in unser Postfach eine Anfrage über ein Seminar ein. Eigentlich wunderbar. Nur: Wir wussten nicht, ob wirklich wir angefragt waren – denn in der Anrede stand ein anderer Name!
Was war passiert? Natürlich hatte das Unternehmen sich mehrere Angebote einholen wollen. Und in der Hektik des Alltags hatte der Absender vergessen, den Namen der zuvor angeschriebenen Seminaranbieterin aus der Anrede zu löschen und (einen der) unseren einzusetzen.
Das kann passieren. Menschen machen schließlich Fehler. Es zeigt aber, wie wichtig es ist, auf den korrekten Namen und die korrekte Schreibweise zu achten, um Irritationen vorzubeugen.
Den Namen zu verwechseln, kann passieren. Was ärgerlicher ist: Wenn man immer wieder falsch angeschrieben wird.
Im Direkt-Marketing reduzieren Sie durch einen falsch geschriebenen Namen die Wahrscheinlichkeit, dass jemand reagiert. Falsch geschriebene Namen kosten hier also richtig Geld. Doch auch in der alltäglichen Korrespondenz kann uns ein falsch geschriebener Name sauer aufstoßen.
Namen, die gleich klingen, doch anders geschrieben werden
Besonders tückisch: Namen, die gleich klingen, aber anders geschrieben werden. Schauen Sie bitte genau hin, ob es Mayer, Maier, Meyer oder Meier heißt, Hofmann oder Hoffmann, Schmid, Schmidt oder Schmitt. Sonst hat sich Ihnen spätestens bei der dritten E-Mail, die Sie schreiben, der Name falsch eingeprägt und Sie werden den Fehler stets wiederholen – und Ihr Ansprechpartner, Ihre Ansprechpartnerin wird sich immer ein bisschen mehr ärgern.
ß oder ss, ö oder oe – wenn die E-Mail-Adresse das Problem ist
Tricky wird es, wenn die E-Mail-Adresse und der Name sich anders schreiben, weil ein Umlaut oder ein ß enthalten ist. Nehmen wir zum Beispiel Anna.Boer@online.de.
Heißt die Dame nun Anna Boer oder Anna Bör? Und wie ist es mit Herrn Loßammer? Seine E-Mail lautet Otte.Lossammer@online.de? Da wird er vermutlich öfter als Herr Lossammer angeschrieben.
In der Hektik des Alltags neigen wir oft dazu, einfach nur schnell etwas zu übernehmen, ohne uns etwas Zeit zu nehmen, um es zu überprüfen. Also ein Blick auf die E-Mail-Adresse und losgeschrieben. Achten Sie bei Namen wie Anna Boer und Otto Loßammer auf jeden Fall darauf, wie sie oder er selbst unterschreiben.
Falls die Person, der Sie schreiben wollen, Ihnen noch keine E-Mail geschrieben hat und Sie nicht sicher sind, wie sich ihr Name schreibt: Schauen Sie, ob Sie dies auf der Firmenwebseite oder anderweitig im Internet herausfinden können. Sie finden nichts? Gut, dann haben Sie beim ersten Mal eine 50:50-Chance – schauen Sie aber dann ganz genau darauf, wie der Empfänger, die Empfängerin ihren Namen selbst schreibt.
Wenn der Name kompliziert ist
Und wenn der Name etwas komplizierter ist (*diabolisches Grinsen von Nadja*), dann gibt es immer noch Copy & Paste. Einfach den Namen aus der letzten E-Mail, die Sie bekommen haben, kopieren. Der Namensträger, die Namensträgerin wird ihn in der Unterschrift schon richtig geschrieben haben.
Die Krux mit dem Titel
Manche Menschen reagieren empfindlich, wenn ihr Titel vergessen wird oder sie mit dem falschen Titel angeschrieben werden: Also informieren Sie sich, ob der oder die von Ihnen Angeschriebene einen Titel trägt und schauen Sie genau hin, ob es Prof. Dr. oder Prof. Dr. Dr. heißen muss.
Hilfe, der Vorname sagt nichts über das Geschlecht
Nicht ganz ein Namenschreibproblem, hängt aber damit zusammen: Was tun, wenn Sie nicht wissen, ob derjenige, der Ihnen schreibt, nicht eigentlich eine diejenige ist, die Ihnen schreibt? Was ist also, wenn jemand zum Beispiel Hint, Sydney oder Kaya heißt?
Natürlich googeln Sie erst einmal. Dann werden Sie relativ schnell herausbekommen, dass Hint ein Mädchenname ist. Bei Sydney sind Sie etwas in der Zwickmühle. Dieser Name kann für beide Geschlechter verwendet werden.
Und auch hinter Kaya kann sowohl eine Frau als auch ein Mann stehen. Allerdings haben Sie hier einen kleinen Bonus-Tipp gegenüber dem Namen Sydney: Die Wahrscheinlichkeit, ob es ein Frauen- oder Männername ist, hängt vom kulturellen Hintergrund ab. In Deutschland und in Japan ist Kaya ein Frauen-, in der Türkei ein Männername.
Ansonsten zu empfehlen: Schauen Sie bei Xing und / oder LinkedIn, ob Ihr Ansprechpartner dort zu finden ist. Ja? Und sogar mit Bild. Voilá. Sie haben die Antwort.
Wenn Sie über das Internet nichts herausfinden, rufen Sie doch einfach in der Zentrale des Unternehmens, der Verwaltung an und fragen Sie nach. Das geht auch, wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt – nur haben Sie eventuell Ihren Ansprechpartner, Ihre Ansprechpartnerin direkt am Telefon. Das macht auch nichts: Geben Sie offen zu, dass Sie unsicher wegen der Anrede waren oder klären Sie Ihr Anliegen am Telefon (und für die nächste E-Mail wissen Sie Bescheid).
Sie haben trotz Recherche nichts herausgefunden? Dann können Sie natürlich immer auf Risiko gehen und einfach die wahrscheinlichste Anrede wählen. (Noch immer gilt: Arbeitet die Person im Marketing, HR oder PR, dann stehen die Chancen gut, dass es eine Frau ist. Schreiben Sie jemandem aus dem IT-Bereich, ist es oft eher ein Mann.)
Wir empfehlen aber einen anderen Weg: Vermeiden Sie in diesem Fall die geschlechtsspezifische Ansprache einfach. „Guten Tag, Sydney Beispiel“ geht auch.
Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Namenschreiben. Vielleicht probieren Sie es gleich mal mit unseren Namen aus und schreiben uns Ihr Feedback.
Mit herzlichen Grüßen
Nadja-Ich-weiß-worüber-ich-schreibe-Buoyardane und Franziska Nauck