Inhouse-Seminar (online)
Bessere Protokolle schreiben
Für alle, die nicht gerne Protokolle schreiben
Liebe Leserin, lieber Leser,
zu lange Sätze, zu lange Wörter, zu viele komplizierte Substantive und Passiv-Konstruktionen. Das sind (zumindest gefühlt) die Schreibsünden, die am häufigsten begangen werden. Neigen Sie auch dazu?
„Ha“, werden Sie vielleicht denken, „woher soll ich das denn wissen?“
Damit haben Sie Recht: Meist fällt es uns bei unseren eigenen Texten schwer zu erkennen, ob unsere Sätze zu lang sind oder ob wir Substantivierungen lieben. Dafür gibt es einen einfachen Trick:
Nutzen Sie Farben beim Überarbeiten.
Farben zeigen Ihnen bunt auf weiß, was Sie sonst vielleicht einfach – aus Gewohnheit – nicht als zu viel, zu lang, zu kompliziert erkennen würden.
Und so geht’s:
Drucken Sie sich den Text aus, den Sie überarbeiten wollen (auf Papier lesen Sie einfach genauer und konzentrierter) und nehmen Sie zwei verschiedene Farbstifte zur Hand.
Nun lesen Sie den Text durch und haben eine (!) der folgenden Fragestellungen im Kopf. Möchten Sie die nächste Frage bearbeiten, drucken Sie sich den Text noch einmal aus. Warum? Mehr als zwei Farben machen das Ganze wieder unübersichtlich.
Viele von uns neigen dazu, zu lange Sätze zu schreiben. Ohne es zu merken, reihen sie Gedanke an Gedanken, machen hier noch einen Einschub und dort – und schon zieht sich der Satz über drei, vier Zeilen. Doch zu lange Sätze erschweren das Lesen.
Als Faustregel gilt: pro Satz nur ein Gedanke, maximal ein Nebensatz, ca. 12 bis 18 Wörter.
Ob die Sätze in Ihren Texten zu lang sind, erkennen Sie folgendermaßen: Lesen Sie sich Ihren Text durch und markieren Sie dabei die Sätze in jeweils unterschiedlichen Farben: Satz 1 zum Beispiel blau, Satz 2 zum Beispiel rot.
Schauen Sie nun: Wie lang ist jeder Satz?
Wenn Sie sehen: Eine Farbe zieht sich jeweils über mehrere Reihen, bevor wieder die nächste Farbe kommt, sind Ihre Sätze zu lang.
Umgekehrt können Sie mit dieser Methode auch erkennen, ob ihr Schreibstil vielleicht zu abgehackt wirkt. Wenn Sie immer nur sehr kurze Sätze entdecken, kann dies für den Leser auch monoton wirken.
Verglichen mit den computergestützten Befragungen konnten bei den alternativen Meldewegen erheblich geringere Zahlen an Befragungen generiert werden. Da die alternativen Meldewege gleichzeitig einen deutlichen Mehraufwand verursachen, sollte darüber nachgedacht werden, vollständig auf computergestützte Befragungen umzustellen.
Sie sehen: Der Absatz besteht aus nur zwei Sätzen. Nur die Wörter zu zählen, wäre in diesem Fall trügerisch, da beide Sätze mit 17 bzw. 18 Wörtern der Faustregel entsprechen. (Allerdings gibt es viele lange Wörter darin. Mehr dazu im nächsten Tipp.)
Mit kürzeren Sätzen sieht es so aus:
Die meisten Menschen nutzten den Weg, die Befragungen am Computer auszufüllen. Die alternativen Meldewege, wie Fax und Brief, führten im Vergleich zu sehr viel weniger Rückläufen und das bei deutlich mehr Aufwand. Daher sollten wir darüber nachdenken, nur noch per Computer zu befragen.
Gleiches Spiel wie bei Tipp 1. Nur dass Sie jetzt alle Wörter mit drei und mehr Silben unterstreichen.
Wie sieht das aus?
Bei dem Beispiel von oben so:
Verglichen mit den computergestützten Befragungen konnten bei den alternativen Meldewegen erheblich geringere Zahlen an Befragungen generiert werden. Da die alternativen Meldewege gleichzeitig einen deutlichen Mehraufwand verursachen, sollte darüber nachgedacht werden, vollständig auf computergestützte Befragungen umzustellen.
Sie sehen: In diesem Absatz ist fast jedes Wort farbig markiert. Das erklärt auch, warum die Sätze in Tipp 2 optisch lang wirken, obwohl die Wortzahl nicht daraufhin deutet.
Wenn Sie merken, dass Ihre Texte so aussehen, versuchen Sie, kürzere Wörter oder Umschreibungen zu finden. In unserem Beispiel sieht es bei Variante 2 so aus:
Die meisten Menschen nutzten den Weg, die Befragungen am Computer auszufüllen. Die alternativen Meldewege, wie Fax und Brief, führten im Vergleich zu sehr viel weniger Rückläufen und das bei deutlich mehr Aufwand. Daher sollten wir darüber nachdenken, nur noch per Computer zu befragen.
Sie sehen den Unterschied zwischen beiden Versionen. In der zweiten Version sind nur noch die Wörter markiert, für die sich kein kürzeres Wort finden lässt (z. B. Computer) sowie Fachausdrücke, die sich nicht vermeiden lassen (alternative Meldewege). Aus Wörtern wie Mehraufwand habe ich mehr Aufwand gemacht, aus erheblich geringer wurde sehr viel weniger. Das ist einfacher zu lesen. Denn Wörter mit einer oder zwei Silben erfassen wir auf einen Blick. Ab drei Silben beginnen wir Silbe für Silbe zu lesen.
Sehr beliebt bei unseren Coachees und Teilnehmer:innen ist der Nominalstil. Dabei werden Verben (Tu-Wörter) in Substantive (Hauptwörter) verwandelt. Die zum Substantiv mutierten Verben brauchen nun wiederum andere Verben, damit eine Handlung ausgedrückt werden kann. Diese sind dann gerne wesentlich ausdrucksschwächer – zum Beispiel durchführen, erstellen, erfolgen.
Aus befragen wird im Nominalstil also eine Befragung durchführen. Sie sehen, das ist länger und sehr viel weniger aktiv als befragen.
Ein Beispiel:
(Substantive sind blau, Verben rot markiert.)
Zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit der Befragungen werden die Interviews in einem standardisierten Setting unter Doppelblind-Bedingungen durchgeführt. Die Auswertung der Ergebnisse der Befragungen wird voraussichtlich im Juli vorliegen.
Sie sehen: In diesem kurzen Textabschnitt gibt es eindeutig mehr Substantive als Verben.
Wie könnte dies anders aussehen?
Um die Befragungen vergleichen zu können, finden die Interviews in einem standardisierten Setting statt. Es handelt sich zudem um eine Doppelblind–Studie. Die Ergebnisse werden voraussichtlich im Juli vorliegen.
Der Unterschied: 10 zu 6 blaue und 4 zu 7 rote Wörter. Im zweiten Text ist das Verhältnis Substantive/Verben eindeutig zugunsten der Verben verschoben. Das macht den Text lebendiger.
Also, holen Sie sich zwei Farbstifte und probieren Sie es aus.
Mit herzlichen Grüßen
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck
