Inhouse-Seminar (online)
Bessere Protokolle schreiben
Für alle, die nicht gerne Protokolle schreiben
Kennen Sie das? Sie hetzen in eine Sitzung, bei der Sie Protokoll führen sollen, notieren wild drauflos, versuchen, jedes Wort mitzuschreiben und am Ende haben Sie einen riesigen Wust eng beschriebener Blätter, aus denen Sie ein gut strukturiertes Protokoll erstellen sollen. Uff.
Es geht auch anders. Wie Sie Ihre Notizen übersichtlicher und lesbarer gestalten, haben wir heute in 5 Tipps für Sie zusammengetragen.
„WAAAAS?“, werden Sie jetzt vielleicht denken. Es geht um übersichtlichere Notizen und das erste, was wir vorschlagen, ist mit der Hand zu schreiben??? Ja. Denn Besprechungsnotizen mit dem Laptop zu machen, führt dazu, dass Sie
a) das Besprochene eher wortwörtlich notieren und dadurch
b) mehr mitschreiben als nötig,
c) den Inhalt der Besprechung zudem schlechter erfassen, als wenn Sie ihn in eigenen Worten wiedergeben (was bei handschriftlichen Notizen eher der Fall ist, weil Sie versuchen, sich kürzer zu halten),
d) das Besprochene schlechter im Gedächtnis behalten,
e) abgelenkt sind durch das Bedienen des Laptops, zum Beispiel weil Sie zu einer vorherigen Stelle scrollen und diese suchen (anstatt einfach nur das vorherige Notizblatt hervorzuholen)
f) gleich versuchen, perfekt zu formulieren – und dadurch den Anschluss in der Besprechung verlieren.
Wenn Sie mit der Hand schreiben, sind Sie flexibler und aufmerksamer.
Damit man Notizen gerne mit der Hand macht, muss das Schreiben auch angenehm sein. Das ist es meistens nicht, weil wir mit den falschen Stiften schreiben: Kugelschreibern.
Wer mit Kugelschreiber schreibt, muss mehr Druck ausüben als mit einem weicheren Stift. (Probieren Sie es aus. Schreiben Sie einen Satz mit einem Kugelschreiber, dann mit einem weichen Bleistift und dann – wenn Sie einen haben – mit einem Füller. Sie werden merken, um wie viel weicher und angenehmer Bleistift und Füller sind.)
Daher unsere Empfehlung für gute Notizen (und auch sonst für mehr Freude am Handschreiben): Steigen Sie (wieder) auf einen Füller um. Kaufen Sie sich einen Füller, mit dessen Feder Sie gut und leicht über das Papier gleiten. Das muss kein teurer Füller sein. Aber unsere Bitte aus Umweltschutzgründen: Wählen Sie einen Kolbenfüller mit Tintenfass. Sollten Sie noch einen Patronenfüller haben, kaufen Sie wenn möglich nachfüllbare Patronen (so genannte Kolbenkonverter).
Falls Sie nun Sorge haben, dass Sie den Füller ständig verlieren werden, wie es Ihnen mit den (meist billigen) Kugelschreibern geht: Ich, Nadja, bin eine chronische Kugelschreiber-Verliererin – mit dem Füller ist mir das seit nun zwei Jahren noch nicht einmal passiert. Warum? Weil ich ihn mag, Weil er mich mehr gekostet hat als die (Werbegeschenk-)Kulis und ich daher besser auf ihn aufpasse. Und weil ich ihn in ein kleines Etui lege, wenn ich nicht mit ihm schreibe, anstatt ihn achtlos in meine Tasche zu werfen.
Beim Notizen machen ist eines wichtig: Hören Sie zuerst zu und fassen Sie dann den Inhalt des Gesagten in eigenen Worten zusammen. Wenn Sie versuchen, wörtlich mitzuschreiben, werden Sie sehr schnell den Anschluss verlieren. Dabei hilft es, die Schlüsselwörter herauszufiltern und nur diese zu notieren. Zusammenhänge können Sie abkürzen oder mit Symbolen deutlich machen. – Ich höre schon den Einwand: „Aber wenn ich nicht sofort mitschreibe, habe ich Angst, etwas Wesentliches zu verpassen.“ Das Gegenteil ist der Fall: Eben weil Sie sich beim aktiven Zuhören auf das Wesentliche konzentrieren und die Wiederholungen, Füllwörter und umständlichen Formulierungen gleich weglassen.
Arbeiten Sie beim Notizen machen außerdem mit verschiedenen Farben, zum Beispiel um unterschiedliche Sprecher, noch offene Fragen oder Ergebnisse zu kennzeichnen. So haben Sie einen schnelleren Überblick über Ihre Notizen.
Damit Ihre Notizen am Ende eine gute Arbeitsgrundlage sind, empfehlen wir die Cornell-Methode. Dazu teilen Sie ein DIN-A4-Blatt folgendermaßen in vier Bereiche ein.
• Kopfbereich
In den Kopfbereich gehören die Informationen, um welche Notizen es sich handelt. Also Thema der Besprechung, Datum der Besprechung, bei Notizen für ein Protokoll auch noch wo diese Besprechung stattgefunden hat. Außerdem stehen dort die Seitenzahlen, damit Sie Ihre Besprechungsnotizen ordnen können.
• Fußbereich
Dieser Platz ist für Ihre eigenen Fragen, To-dos, zu führende Telefongespräche usw. Alles, was Ihnen während der Besprechung einfällt, was zu erledigen ist. So haben Sie alles auf einen Blick, was Sie zu erledigen haben und müssen nicht Ihre ganzen Notizen durchforsten.
• Notizbereich
Ganz klar: Hier kommen Ihre Notizen zur Besprechung hin.
• Breiter Rand an der rechten Seite
Am Rand können Sie Ergänzungen oder weitere Punkte, die erst später genannt werden, festhalten. Auch Ergebnisse können Sie hier prominent zusammenfassen. Durch den breiten Rand vermeiden Sie, dass Sie versuchen, Ihre Ergänzungen noch zwischen die Zeilen zu quetschen oder quasi horizontal schreiben, weil Sie nur 1,5 Zentimeter Rand gelassen haben.
Beschreiben Sie die Blätter nur einseitig. Dann haben Sie – falls noch etwas mehr hinzukommt – die Möglichkeit, das Blatt einfach umzudrehen und Ihre Ergänzungen auf der Rückseite auszuführen.
Probieren Sie unsere Tipps aus und schreiben Sie uns, welche Erfahrungen Sie damit machen. Wie erleichtern Sie sich das Notizen-Machen? Wir freuen uns, wenn Sie unsere Liste ergänzen.
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