Haben Sie sich mal gefragt, welchen Einfluss Texte auf die Produktivität und die Kosten Ihres Unternehmens, Ihrer Arbeit haben? Ja, Sie haben richtig gehört: Texte. Texte, die Sie schreiben, Texte, die Sie lesen. E-Mails, Newsletter, Projektberichte, Protokolle, Arbeitsanleitungen, Gutachten, Studien etc.
Hand aufs Herz: Wie viel Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie täglich mit Lesen oder Schreiben und wie oft haben Sie das Gefühl: „Das dauert mir alles viel zu lange, ich schreibe so ineffizient.“ oder „Wann kommt der Text endlich auf den Punkt?“ oder „Diesen Text zu lesen, ist reine Zeitverschwendung“.
Zeit ist Geld – auch beim Schreiben
Schreiben und Lesen macht einen erheblichen Teil unserer Arbeit aus, aber wir denken wenig darüber nach, wie effizient wir eigentlich schreiben. So verplempern wir Zeit, erzeugen Missverständnisse und nervige Rückfragen. Interne Prozesse kommen ins Stocken, weil sie nicht klar beschrieben sind, Entscheidungen werden verzögert, gute Ideen nicht umgesetzt, weil sie nicht überzeugend beschrieben wurden, und und und.
Unternehmen verschenken damit eine Menge Potenzial. Doch kaum ein Unternehmen macht sich Gedanken darüber, wie hoch die Kosten wirklich sind, die aufgrund komplizierter, missverständlicher Texte und ineffizienter Schreibgewohnten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entstehen. Zum einen, weil die Kosten auf verschiedenen Ebenen entstehen, zum anderen, weil sie oftmals in unterschiedlichen Kostenstellen auftauchen. Und so meist nicht sofort sichtbar sind.
Wo verstecken sich die Kosten, die durch ineffizientes Schreiben entstehen?
Hier ist eine (nicht vollständige) Liste, auf welchen Ebenen ineffizientes Schreiben Ihre Produktivität beeinflusst und Kosten verursacht:
- Sie benötigen mehr Arbeitszeit
- beim Schreiben Ihrer eigenen Texte
- beim Lesen und Verstehen der Texte anderer
- um Nachfragen zu klären
- um Fehler zu beheben
- Unstrukturierte, komplizierte Texte führen zu Missverständnissen und Fehlern in der Produktion
- Es entstehen Kosten, um die Fehler zu beseitigen (zusätzliches Material, Maschinenlaufzeiten, Abnutzung, Energie, Entsorgung etc.)
- Kunden können verloren gehen, was zu Umsatzeinbußen führt
- Ihnen entgehen Gewinne, weil die Konkurrenz
- ihr Produkt, ihre Dienstleistung besser kommuniziert
- mit den Kunden und Dienstleistern effizienter zusammenarbeitet
- Schlechte Texte beeinflussen Ihr Image negativ
- Ihr Markenwert erreicht nicht sein ganzes Potenzial
- Sie gewinnen manche Kunden nicht
- Sie gewinnen manche Mitarbeiter*innen nicht
- Schließlich können sogar ihre Kapitalbeschaffungskosten steigen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht gerne schreiben, sind demotiviert
- das wirkt sich auf die Produktivität aus: Sie brauchen mehr Zeit für die Arbeit
- das merkt man häufig auch den Texten an: Sie sind lieblos geschrieben und überzeugen nicht.
Wie viel Arbeitszeit allein vergeuden Sie durch mangelnde Schreibkompetenz?
Schätzen Sie mal: Wie viel Extra-Arbeitszeit allein hat Sie in der vergangenen Woche unproduktives Schreibverhalten gekostet? Wie viel länger haben Sie gebraucht, um missverständlich oder zu kompliziert geschriebene Texte zu verstehen? Wie Zeit hat es Sie gekostet nachzufragen, Fehler zu beheben, einen enttäuschten Kunden zurückzugewinnen?
Waren es zwei Stunden, drei Stunden oder sechs Stunden in der Woche? Rechnen Sie das auf den Monat hoch und multiplizieren Sie es mit Ihrem Stundenlohn (inkl. Arbeitgeberanteil, falls Sie angestellt sind) sowie der Anzahl Ihrer Kollegen und Kolleginnen, denen es ebenso geht.
Und nun stellen Sie sich noch vor, wie viel an Kosten durch alle weiteren Faktoren in der Liste hinzukommt. Da kommt einiges an Kosten zusammen. Nur sehen wir diese Kosten nicht, weil wir sie nicht ausrechnen. Wenn wir das täten, würden, ja müssten wir sofort handeln.
Setzen Sie Ihr Controlling auf das Schreiben an
Jeder Fertigungs- oder Dienstleistungsprozess, der durch unproduktive Arbeitsweisen Kosten verursacht, wird optimiert. Man schaut sich die Abläufe genau an, analysiert, was verbessert werden muss und welchen Weiterbildungsbedarf die Mitarbeiter haben. Und dann wird gehandelt. Doch warum tun wir dies beim Schreiben nicht?
„Schreiben kann doch jeder“ ist so eine typische Annahme, genauso wie „Entweder man kann schreiben oder man kann es eben nicht.“ Der erste Satz bezieht sich darauf, dass (fast) jeder in der Schule schreiben lernt, klar, im Sinne von Buchstaben und Wörter aufs Papier bringen. Der zweite formuliert den Mythos, der immer noch weit verbreitet ist, dass Schreiben eine reine Frage des Talents sei.
Sicher, es kann überhaupt nicht schaden, ein gewisses Sprachgefühl mitzubringen und manchen fällt es von vornherein leichter als anderen. Aber zum größten Teil ist Schreiben Handwerk. Dieses Handwerk lässt sich lernen und entwickeln.
Wenn Sie dann ausrechnen – oder auch nur abschätzen – , wie viel Geld Ihr Unternehmen durch produktivere Mitarbeiter*innen und eine klarere schriftliche Kommunikation einspart, dann sehen Sie schnell: Die Kosten für eine Schreibweiterbildung sind bald mehrfach wieder hereingeholt.
Wir wünschen Ihnen eine gute und produktive Schreibwoche.
Herzliche Grüße
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck